Những trọng tâm cần lưu ý khi thực hiện kiểm toán từ xa
Hoạt động của Ngành - Ngày đăng : 22:42, 25/06/2021
(BKTO) - Kiểm toán từ xa là biện pháp nhằm giải quyết tình thế cho nhóm kiểm toán nội bộ (KTNB) khi khả năng giao tiếp, đi lại và làm việc trực tiếp bị hạn chế. Tuy nhiên, hiện tại, nó đã trở thành một công cụ chính trong bộ công cụ của KTNB và các kiểm toán viên (KTV) đang nỗ lực để tự rút kinh nghiệm cũng như vượt qua thách thức mà đại dịch mang lại trong thời gian tới.
 |
| Ảnh minh họa - Nguồn:internet |
Thực tế cho thấy, không phải KTV nào cũng được chuẩn bị đầy đủ để thực hiện các cuộc đánh giá từ xa, nhất là khi tổ chức vẫn luôn mong đợi kết quả kiểm toán tương tự như làm việc tại chỗ. Vì vậy, nhóm KTNB vừa phải tự rút kinh nghiệm từ các bài học của năm ngoái, vừa học hỏi thêm nhiều bài học nữa trong năm nay và thời gian tới để đảm bảo tiến độ và hiệu quả công việc.
Lập kế hoạch - công việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết
Đối với các đánh giá tại chỗ, trong phần xác định phạm vi lập kế hoạch, KTNB lập danh sách các bên liên quan chính và quá trình điều tra thực địa có thể xác định thêm các cá nhân có liên quan làm việc trong từng phần của quy trình. Đây là một quá trình tự nhiên bởi KTV có thể liên lạc thường xuyên với nhóm tại chỗ.
Tuy nhiên, trong quá trình đánh giá từ xa, cơ hội để xác định và bổ sung nhân sự chủ chốt kịp thời bị hạn chế. Đối với mỗi phần của quá trình kiểm toán, danh sách những người tham gia phải được lập thành văn bản như một phần của báo cáo đánh giá và được chia sẻ với bên được kiểm toán để xác nhận.
Bên cạnh đó, các hướng dẫn kiểm toán cần được thực hiện ngay trong giai đoạn lập kế hoạch. Trong quá trình đánh giá tại chỗ, KTV có thể tùy chọn để thực hiện hướng dẫn quy trình trong giai đoạn lập kế hoạch hoặc trong quá trình điều tra thực địa. Tuy nhiên, đối với các cuộc đánh giá từ xa, để sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực, nhóm KTNB nên tiến hành đánh giá chi tiết quá trình trong phần lập kế hoạch của cuộc đánh giá. Kết quả của phần đánh giá này cũng phải được ghi lại như một phần của báo cáo kiểm toán và được chia sẻ với bên được kiểm toán.
Với tất cả các yếu tố trên và xem xét các nguồn lực sẵn có, KTV phụ trách nên xác định một lịch trình làm việc cụ thể. Khác với truyền thống, kiểm toán từ xa có sự phức tạp khi KTV tham gia đồng thời vào nhiều dự án. Các hoạt động đó cần được xem xét và cân nhắc đối với từng dự án, chẳng hạn như nguồn lực, tính sẵn có, thời gian đáp ứng yêu cầu và các yếu tố khác. Các cuộc họp cần được lên lịch, ít nhất là hằng tuần để thông báo về tiến độ kiểm toán và lãnh đạo tổ chức cùng các bên liên quan nên được mời tham dự.
Ngoài ra, tất cả các công cụ phục vụ quá trình kiểm toán phải được thống nhất trước ngày bắt đầu triển khai. Hầu hết các tổ chức đều có các công cụ tiêu chuẩn cho hội nghị trực tuyến, chia sẻ tệp, phân tích dữ liệu, theo dõi các vấn đề,... Vì vậy, KTV cần hiểu các tính năng chính có sẵn cho mỗi công cụ để đảm bảo tính bảo mật, độ chính xác và hiệu quả của thông tin liên lạc trong suốt dự án.
Mọi vấn đề cần được báo cáo và thảo luận kịp thời
Trưởng nhóm kiểm toán nên xác định các cơ chế để giữ cho công việc của cả đội đi đúng hướng, trong đó bao gồm việc tổ chức các cuộc họp nội bộ ít nhất một lần một tuần. Các KTV cần được khuyến khích cập nhật nhật ký kiểm toán hằng ngày cũng như báo cáo sớm về phát hiện tiềm năng với trưởng nhóm và giám đốc phụ trách KTNB.
Giao tiếp trong quá trình kiểm toán càng cởi mở càng tốt. Mặc dù các tiêu chuẩn giao tiếp phải được thiết lập theo đúng quy định nhưng các trưởng nhóm vẫn phải có tương tác cởi mở với các KTV và bên được kiểm toán. Mục đích của việc này là tạo sự gần gũi với trải nghiệm tại chỗ, nơi đánh giá viên tương tác thường xuyên hơn với người được đánh giá để xây dựng mối quan hệ.
Đồng thời, các cuộc họp nên có sự tham gia của tất cả các nhân sự chủ chốt liên quan đến cuộc kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán có trách nhiệm lên lịch trước cho các cuộc họp trực tuyến và đảm bảo tất cả các cấp của tổ chức đều tham gia thảo luận và báo cáo theo yêu cầu. Để có các cuộc họp hiệu quả, các quy tắc tham gia cần được thiết lập trước như: thời lượng cuộc gọi, cuộc thảo luận ngoại tuyến, biên bản bắt buộc, thời hạn cung cấp bằng chứng...
Đặc biệt, tất cả các vấn đề phải được trao đổi và thống nhất rõ ràng trong nội bộ kiểm toán và với bên được đánh giá trước khi chính thức trao đổi tại các cuộc họp toàn thể lớn hơn. Điều này đặc biệt quan trọng khi có nhiều cá nhân hoặc phòng ban tham gia vào một quy trình kiểm soát.
Báo cáo - điểm chốt cuối cùng quyết định sự thành công của cuộc kiểm toán
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm toán, phiên họp kết thúc nên được quản lý như một bản tóm tắt các vấn đề đã được thảo luận và thống nhất. Trong cuộc họp, bản dự thảo đầu tiên của báo cáo kiểm toán có thể được trình bày, chỉ ra vấn đề, chủ sở hữu và kế hoạch khắc phục đã được thống nhất.
Mặc dù báo cáo kiểm toán cuối cùng cần được thông báo chính thức nhưng bộ phận KTNB cũng nên cung cấp báo cáo này theo hình thức trực tuyến cho tất cả các bên liên quan. Điều này sẽ cho phép các thủ tục theo dõi hiệu quả hơn bằng cách thu thập bằng chứng điện tử để kết thúc các vấn đề kiểm toán.
Mặc dù kiểm toán từ xa đã được triển khai từ năm 2020 nhưng các tổ chức vẫn còn nhiều việc phải làm để hoàn thiện chúng. Khi công nghệ và các thông lệ kiểm toán được cải thiện, các cuộc đánh giá từ xa sẽ trở nên hiệu quả hơn, sánh ngang với các cuộc kiểm toán truyền thống./.
THÙY LÊ (tổng hợp)