Số hóa hồ sơ, dữ liệu kiểm toán – bước chuyển quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực kiểm toán

Hoạt động của Ngành - Ngày đăng : 22:51, 28/09/2022

(BKTO) - Thực hiện lộ trình số hóa hồ sơ kiểm toán, thời gian qua, Kiểm toán nhà nước (KTNN) đã đẩy mạnh thực hiện rà soát, đưa dữ liệu lên hệ thống dùng chung của Ngành và đạt được nhiều kết quả đáng chú ý. Trong đó, việc số hóa đã góp phần quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ kiểm toán, phục vụ thiết thực cho công tác quản lý của lãnh đạo Ngành; cũng như thuận lợi trong khai thác các dữ liệu có liên quan phục vụ cho hoạt động kiểm toán.


                
   

Các kiểm toán viên KTNN khu vực V đang rà soát, dán mã vạch lên từng bộ hồ sơ, trước khi tiến hành số hóa. Ảnh: N.LỘC

   

Rà soát, đánh số hồ sơ để số hóa

Lật giờ từng tập hồ sơ kiểm toán của các cuộc kiểm toán đã hoàn thành được xếp ngay ngắn trên tủ lưu trữ, Kiểm toán viên Nguyễn Thị Ngọc Yến cẩn thận dán mã vạch tương ứng lên từng hồ sơ đã được đánh dấu sẵn. Đây là một trong những bước công việc để đưa hồ sơ lên hệ thống điện tử của KTNN mà KTNN khu vực V đặc biệt chú trọng thực hiện. Công việc tưởng chừng đơn giản, nhưng theo ông Đỗ Huệ Tùng - Trưởng Phòng Tổng hợp - bộ phận được giao tổng hợp, quản lý hồ sơ kiểm toán của đơn vị, việc tiếp nhận, rà soát hồ sơ kiểm toán của đoàn kiểm toán đòi hỏi phải rất tỉ mỉ, thận trọng để tránh những rủi ro có thể làm thất lạc hồ sơ hoặc các tài liệu kèm theo. “Sau khi hoàn thiện khâu rà soát, dán nhãn, đơn vị sẽ phối hợp với cán bộ của Trung tâm Tin học thực hiện nhiệm vụ scan hồ sơ để đưa lên hệ thống của Ngành và quản lý thông qua phần mềm” – ông Tùng cho biết.
                
   

Việc soát xét hồ sơ được tiến hành thận trọng, trước khi dán mã vạch.
   Ảnh: N.LỘC

   

Trực tiếp tham gia vào công tác rà soát hồ sơ, Kiểm toán viên Nguyễn Thị Rô Kim cho biết, việc soát xét hồ sơ kiểm toán của đơn vị cũng tốn rất nhiều thời gian. Bởi, kèm theo mỗi báo cáo kiểm toán là số lượng lớn các phụ lục kèm theo thậm chí lên tới hàng trăm trang, và chỉ cần sai lệch một chi tiết nhỏ có thể dẫn đến xáo trộn toàn bộ hồ sơ. Chưa kể, trong quá trình rà soát, có hồ sơ còn thiếu tài liệu và cần phải bổ sung từ các bộ phận khác, dẫn đến quá trình rà soát có thể bị gián đoạn, kéo dài thời gian và tăng thêm rủi ro.

“Đó là lí do cần phải thực hiện việc lưu trữ hồ sơ điện tử, song muốn đạt được mục tiêu này thì công tác rà soát, trước khi thực hiện số hóa phải chính xác tuyệt đối” - Kiểm toán viên Nguyễn Thị Rô Kim nói, mắt vẫn hướng về những chồng hồ sơ kiểm toán đang chờ đánh số xếp tràn trên mặt bàn trong khu vực lưu trữ.

Thực hiện công việc có tính chất cần sự tỉ mỉ, tập trung cao, bên cạnh nhiều nhiệm vụ quan trọng khác khiến áp lực đối với kiểm toán viên ngày càng gia tăng. Theo lãnh đạo Phòng Tổng hợp, có nhiều thời điểm, các kiểm toán viên của Phòng phải dành thời gian ngoài giờ để tập trung rà soát, tránh bị công việc khác xen vào, dễ gây nhầm lẫn. "Điều đáng mừng là các thành viên của Phòng luôn nhận được sự quan tâm, chia sẻ và hỗ trợ về mọi mặt của lãnh đạo đơn vị, từ đó tạo động lực làm việc, cống hiến cho bản thân mỗi cá nhân" -Trưởng Phòng Tổng hợp chia sẻ.

Theo Kiểm toán trưởng KTNN khu vực V Nguyễn Đức Tín, bên cạnh nhiệm vụ kiểm toán, đơn vị luôn chú trọng đến các khâu hậu kỳ và giao trách nhiệm cụ thể cho các bộ phận thực hiện, trong đó có việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán. Đối với việc thực hiện số hóa hồ sơ kiểm toán, do tính chất công việc có liên quan đến nhiều đơn vị nên trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp của các bên. “Song với tinh thần chủ động, đơn vị đã tích cực thực hiện các bước công việc đầu tiên, trong thẩm quyền như phân loại, rà soát, đánh số hồ sơ” – Kiểm toán trưởng cho biết, đồng thời khẳng định đơn vị luôn sẵn sàng phối hợp để đưa hồ sơ lên hệ thống điện tử, vì mục tiêu chung của Ngành.

Quản lý tập trung, hình thành trung tâm dữ liệu kiểm toán số

Việc triển khai rà soát hồ sơ kiểm toán của KTNN khu vực V cũng là nhiệm vụ chung đang được các đơn vị kiểm toán và đơn vị có liên quan trong toàn Ngành đẩy mạnh thực hiện. Với tinh thần trách nhiệm cao, cùng mong muốn hướng đến hiện đại hóa hệ thống quản trị, các đơn vị đã nỗ lực thực hiện các công việc có liên quan, đảm bảo việc xây dựng, lưu trữ hồ sơ kiểm toán được thuận lợi, chính xác, an toàn.
                
   

Số hóa hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý hồ sơ kiểm toán được tinh gọn, thuận tiện, bớt nặng nề như cách làm truyền thống. Ảnh: N.LỘC

   

Là một trong những đơn vị thực hiện tương đối tốt việc số hóa hồ sơ kiểm toán, đại diện KTNN chuyên ngành VII cho biết, bên cạnh nhiệm vụ kiểm toán và các nhiệm vụ theo chức năng được giao, đơn vị cũng tích cực triển khai kế hoạch ứng dụng công nghệ theo chỉ đạo của KTNN; phối hợp chặt chẽ trong việc cung cấp hồ sơ của các đoàn kiểm toán để thực hiện số hóa dữ liệu; tự tổ chức số hóa đối với các hồ sơ kiểm tra kiến nghị các năm...

Theo đại diện lãnh đạo Trung tâm Tin học - đơn vị được giao nhiệm vụ hỗ trợ các đơn vị kiểm toán cập nhật, lưu trữ hồ sơ lên hệ thống, công việc này đang diễn ra thuận lợi và đảm bảo an toàn, bảo mật trong quá trình lưu trữ. Để có được kết quả này là nhờ KTNN quan tâm đầu tư, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, hiện đại; công tác đảm bảo an toàn, an ninh được đặc biệt chú trọng để đảm bảo phòng, chống có hiệu quả các cuộc tấn công trên mạng và lộ lọt thông tin.

“Dữ liệu được đưa lên hệ thống dùng chung của Ngành giúp cho công tác quản lý hồ sơ được tập trung, song vẫn đảm bảo tính bảo mật do hệ thống có sự phân quyền và chỉ đối tượng có liên quan mới được tiếp cận hồ sơ kiểm toán với từng mức độ tiếp cận khác nhau” - lãnh đạo Trung tâm cho biết và nhấn mạnh nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới là tập trung hoàn thiện môi trường làm việc điện tử trong cơ quan KTNN; ứng dụng các giải pháp văn phòng điện tử, không giấy tờ, trong đó có việc số hóa hồ sơ kiểm toán, theo Chiến lược phát triển và kiến trúc tổng thể công nghệ thông tin của KTNN giai đoạn 2019-2025.

Tại các cuộc họp với các đơn vị, lãnh đạo KTNN nhiều lần nhấn mạnh mục tiêu xây dựng nền tảng quản trị thông minh, với phương thức kiểm toán dựa trên dữ liệu số, góp phần đưa KTNN tham gia tích cực vào sự phát triển của nền kinh tế số. Trong đó, việc số hóa hồ sơ kiểm toán là điều kiện quan trọng để xây dựng nền tảng quản trị thông minh, dựa trên hạ tầng số.

Lãnh đạo KTNN lưu ý, trong bối cảnh nhiệm vụ với KTNN và từng đơn vị kiểm toán nhiều thêm với yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao, các đơn vị cần nêu cao nỗ lực, quyết tâm hơn nữa và phải xác định nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kiểm toán, số hóa hồ sơ kiểm toán là "mệnh lệnh hành động", xu thế tất yếu để thực hiện cho hiệu quả, chất lượng.
         
Từ năm 2018 đến nay, KTNN đã thực hiện số hóa hồ sơ của hơn 750 cuộc kiểm toán với khoảng 10 triệu trang tài liệu, tạo lập cơ sở dữ liệu về hồ sơ kiểm toán điện tử để phục vụ quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ kiểm toán, từng bước hình thành dữ liệu lớn của Ngành.
NGUYỄN LỘC