Kiểm toán các kế hoạch khen thưởng, đãi ngộ: Đảm bảo tính liêm chính trong văn hóa doanh nghiệp

Khen thưởng, đãi ngộ là yếu tố quan trọng để góp phần mang lại giá trị, lợi ích cho tổ chức. Khi được thực hiện tốt, các kế hoạch khuyến khích, đãi ngộ có thể cải thiện năng suất, thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, từ đó DN thu lợi nhuận lớn hơn. Tuy nhiên, mặt trái của chế độ này là những hành vi làm sai lệch tài liệu, cắt xén, gian lận nhằm che lấp kết quả công việc thấp kém.

Các cuộc kiểm toán chỉ dừng lại ở việc kiểm tra khoản chi

Những năm gần đây, chúng ta nhấn mạnh nhiều vào tầm quan trọng của văn hóa DN và các nhà lãnh đạo thường cố gắng liệt kê giá trị cốt lõi DN cũng như chương trình hành động liên quan để khai thác sức mạnh văn hóa. Tuy nhiên, văn hóa và tính liêm chính trong DN hoàn toàn có thể bị phá vỡ để theo đuổi mục tiêu phần thưởng. Nghĩa là, một chương trình khen thưởng được thiết kế kém và thực hiện kém có thể thay đổi hoàn toàn văn hóa của một tổ chức, bất kể các giá trị cốt lõi đã được xác định và duy trì trong thời gian dài trước đó.

Ban đầu, khi DN không có bất kỳ hình thức khen thưởng nào, nhân viên sẽ sản xuất, kinh doanh, phục vụ khách hàng theo mô hình sẵn có và “tính toàn vẹn” trong tất cả quy trình được đảm bảo. Khi nhận thấy một số tiềm năng giúp DN thu về lợi nhuận lớn hơn, các nhà lãnh đạo thiết kế một chương trình đãi ngộ, khen thưởng để nhân viên nỗ lực làm việc. Lúc này, nhân viên bắt đầu làm bất cứ điều gì cần thiết để nhận được khoản khen thưởng lớn nhất có thể và nhiều hành vi khó kiểm soát diễn ra thường xuyên hơn. Hậu quả là văn hóa DN thay đổi ngoài tầm kiểm soát đến mức xảy ra gian lận lớn, tiền phạt và các vụ kiện, danh tiếng của DN bị tổn hại.

Theo nghiên cứu của Đại học Ryerson và Đại học Guelph (Canada), đối mặt với hình thức khuyến khích, khen thưởng, một số nhân viên thường bịa đặt hoặc trình bày sai các con số hiệu suất của họ khiến công ty mất doanh thu. Vì vậy, Hội đồng quản trị cần yêu cầu KTNB đánh giá các kế hoạch khuyến khích của công ty để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả.

Tuy nhiên, một cuộc thăm dò gần đây với các chuyên gia KTNB cho thấy, chỉ 54% các tổ chức thực hiện kiểm toán các chương trình khen thưởng, khuyến khích. Không chỉ vậy, ngay cả khi có kiểm toán thì kiểm toán viên chỉ kiểm tra các khoản chi, không đánh giá tính hiệu quả hoặc hậu quả của những chương trình này.

Cuộc khảo sát đã chỉ ra rằng, các giám đốc điều hành hoặc bộ phận nhân sự không muốn KTNB thực hiện cuộc kiểm toán này vì họ không nhận thấy có vấn đề, không muốn KTNB đề xuất, thậm chí là không nghĩ rằng KTNB có đủ năng lực đánh giá, hoặc cả ba lý do trên. Các giám đốc điều hành lo sợ cuộc kiểm toán có thể dẫn đến việc giảm doanh thu và bị cắt khoản tiền thưởng lớn. Hơn nữa, không chỉ nhân viên mà chính họ cũng bị ảnh hưởng nếu KTNB phát hiện gian lận nhằm lấy được khoản tiền thưởng cao nhất.

Ngăn chặn hành vi đi chệch văn hóa doanh nghiệp qua kiểm toán

Theo các chuyên gia, KTNB có hai lợi thế so với các bộ phận khác trong tổ chức là hiểu được mục đích mà văn hóa DN hướng đến và trải nghiệm văn hóa có thực sự tồn tại trong toàn bộ tổ chức hay không. Hơn nữa, KTNB có thể nhận ra những bất thường gây cản trở, phá vỡ hoặc làm thụt lùi nền văn hóa DN muốn có.

Như vậy, để đảm bảo tính liêm chính của tổ chức, kiểm toán viên nội bộ nên xem xét các kế hoạch đãi ngộ, khuyến khích từ 3 khía cạnh: DN dự định kết quả như thế nào? Chương trình thiết kế gồm những gì và loại trừ nội dung nào? Những hậu quả không mong muốn tiềm ẩn là gì?

Kết quả kiểm toán sẽ toàn diện nếu KTNB tiến hành đánh giá tổng thể từ việc ban hành kế hoạch khen thưởng đến quá trình tổ chức thực hiện, nhưng nó sẽ không thực tế khi tổ chức chưa muốn hoặc mới chỉ bắt đầu kiểm toán nội dung này. Vì vậy, KTNB nên bắt đầu từ quy mô nhỏ, thậm chí là không chính thức - đánh giá và thảo luận nội bộ về các kế hoạch khen thưởng hiện tại.

Chắc chắn, các cuộc đánh giá nhỏ như vậy không thể lập thành một bản báo cáo chính thức nhưng nó giúp kiểm toán viên nhanh chóng nhận ra những biểu hiện hoặc hậu quả không mong muốn xuất hiện khi một số nhân viên/bộ phận/người điều hành có hành vi không phù hợp với văn hóa, nỗ lực được khen thưởng nhưng không xuất phát từ thực lực. Các cuộc đánh giá và thảo luận nhỏ sẽ giúp kiểm toán viên tìm được bằng chứng thuyết phục ủy ban kiểm toán thực hiện một cuộc kiểm toán đầy đủ các chương trình khen thưởng, khuyến khích trong kế hoạch kiểm toán.

Tiến hành kiểm toán các kế hoạch khen thưởng, khuyến khích có thể không phải là nội dung trọng tâm trong nhiệm vụ kiểm toán, nhưng nó tốt cho DN. Khi KTNB chủ động đi trước, các sự cố có thể được ngăn chặn kịp thời và những hành vi đi chệch văn hóa được nhắc nhở trước khi thảm họa xảy ra./.

Theo các chuyên gia, KTNB cần đảm bảo rằng các kế hoạch khuyến khích, đãi ngộ không vô tình thúc đẩy nhân viên gian lận và không gây ảnh hưởng xấu đến văn hóa của tổ chức.

THÙY LÊ