Tầm nhìn xa giúp kiểm toán nội bộ cải thiện quy trình kiểm soát và hạn chế rủi ro

Kiểm toán nội bộ chưa theo kịp quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Theo nghiên cứu “Kiểm toán so với tốc độ kinh doanh - đảm bảo mở rộng quy mô trong môi trường có nhiều thay đổi” của Gartner, 55% các nhà lãnh đạo cho rằng các dự án mới của họ có phạm vi và sức ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp hơn 3 năm trước. Thậm chí, 69% trong số các dự án này còn thay đổi cách thức hoạt động của toàn bộ tổ chức. Điều này đồng nghĩa với việc quy trình kinh doanh và các rủi ro cũng phức tạp hơn, tạo ra hiệu ứng lan tỏa đa ngành, đa lĩnh vực.

Khi có nhiều quy trình thay đổi, các biện pháp kiểm soát hiện có sẽ trở nên lỗi thời. Điều này khiến các nhà lãnh đạo kiểm toán cảm thấy áp lực và phải điều chỉnh phương pháp tiếp cận cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, có tới 3/4 các nhóm KTNB cho biết, họ biết về những thay đổi trong quy trình kinh doanh quá muộn dẫn tới việc áp dụng các biện pháp kiểm soát mới chậm, hậu quả là tổ chức phải gánh chịu những ảnh hưởng tiêu cực.

Nghiên cứu của Gartner chỉ ra rằng, nếu biết trước về những thay đổi trong sản xuất, kinh doanh hoặc được đồng hành cùng các dự án, KTNB có thể giúp tổ chức giảm thiểu 67% rủi ro, cải thiện 62% kiểm soát, dự đoán 60% rủi ro và xác định được 60% các vấn đề tiêu cực trước khi chúng xảy ra. Bên cạnh đó, với cách tiếp cận mới, tăng cường năng lực tư vấn và thu thập thông tin, 71% bộ phận KTNB đã có thể thường xuyên cập nhật kế hoạch kiểm toán khi phát hiện rủi ro hoặc có thay đổi trong môi trường kiểm soát; 12% bộ phận kiểm toán hiện có thể sử dụng phương thức phát triển phần mềm linh hoạt (Agile) trong tất cả các hoạt động kiểm toán.

Tuy nhiên, những cải tiến và nỗ lực của KTNB vẫn chưa thực sự giúp tổ chức phòng tránh rủi ro bởi hoạt động kiểm toán chỉ diễn ra khi các quy trình và biện pháp kiểm soát đã hoàn thành và ổn định, thay vì đánh giá khi chúng đang trong quá trình thử nghiệm, thay đổi. Nói cách khác, KTNB dù đã tăng tốc những vẫn chậm hơn quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Kiểm toán nội bộ cần có tầm nhìn xa để có những tư vấn phù hợp

Các chuyên gia của của Gartner nhấn mạnh rằng, trong môi trường kiểm soát kém ổn định ngày nay, KTNB phải cải thiện khả năng dự đoán những rủi ro mới và sai sót kiểm soát liên quan đến các quy trình. Hơn nữa, các biện pháp kiểm soát được thiết kế phù hợp sẽ giúp các kiểm toán viên giảm gánh nặng kiểm soát, xác định các lỗ hổng tiềm ẩn giúp doanh nghiệp giảm chi phí (các khoản phạt, chi phí quản lý tốn kém) và tổn hại về danh tiếng.

Hầu hết các nhà lãnh đạo kiểm toán đều nhận ra rằng, tầm nhìn xa giúp tổ chức tránh được các kết quả tiêu cực, vì vậy, họ nỗ lực xây dựng mối quan hệ với Ban quản lý để thu thập thông tin. Thông thường, kiểm toán viên thu thập thông tin thông qua các cuộc họp thường xuyên với ban quản lý (73%) và tham gia vào các ủy ban chỉ đạo/ hoạch định chiến lược (53%). Tuy nhiên, cách tiếp cận dựa trên mối quan hệ phải bao gồm hai thành phần: Thu thập thông tin thông qua việc xây dựng mối quan hệ và nâng cao năng lực tư vấn. Việc tăng cường hoạt động tư vấn giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn vai trò của KTNB, hỗ trợ các kiểm toán viên mở rộng phạm vi kiểm toán và hoan nghênh hoạt động kiểm toán thường xuyên hơn.

Bên cạnh đó, KTNB cần chủ động xây dựng chiến lược kiểm toán dựa trên chính quy trình kinh doanh của tổ chức và dự đoán những thay đổi kiểm soát tương ứng với những thay đổi của quy trình trong tương lai. Có hai yêu cầu bắt buộc đối với kiểm toán viên để tăng cường khả năng dự đoán là tập hợp thông tin và phát triển các công cụ dự báo. Cách tiếp cận này đòi hỏi kiểm toán viên phải chủ động nắm bắt mọi hoạt động của tổ chức để cập nhật kế hoạch kiểm toán, đánh giá lại các biện pháp kiểm soát và chuẩn chị nguồn lực phù hợp. Ngoài ra, các kiểm toán viên phải tận dụng việc đánh giá rủi ro liên tục để Ban lãnh đạo tin tưởng vào năng lực kiểm toán và hiểu rõ những thông tin cần phải được cung cấp cho kiểm toán.

Thực tế cho thấy, Ban quản lý thường không ủng hộ việc KTNB tham gia vào quy trình kinh doanh đang thay đổi do những e ngại về tiết lộ thông tin, trái quan điểm hoặc cảm thấy không cần thiết. Tuy nhiên, ngay cả khi Ban quản lý tin tưởng vào KTNB, những rào cản này vẫn tồn tại. Do đó, chỉ khi KTNB có tầm nhìn xa và đưa ra bằng chứng kịp thời, kết hợp với những tư vấn phù hợp, Ban quản lý mới thực sự hiểu về khả năng và cách mà KTNB hỗ trợ tổ chức. Hơn nữa, mỗi quy trình kinh doanh thay đổi đều có sự khác biệt và tách biệt, đòi hỏi KTNB phải triển khai một phương pháp kiểm toán mới, mất nhiều thời gian và chi phí hơn. Để giải quyết thách thức này, KTNB phải tận dụng cơ hội để áp dụng linh hoạt phương pháp kiểm toán và chuẩn bị trước nguồn lực sẵn sàng đánh giá những thay đổi từ quy trình này sang quy trình khác của doanh nghiệp./.

THÙY LÊ