Lập kế hoạch kiểm toán năm liệu có lỗi thời?

Kế hoạch kiểm toán phải đáp ứng nhu cầu ứng phó với rủi ro

Như một thông lệ, vào quý IV hằng năm, kiểm toán viên nội bộ sẽ dành nhiều thời gian để đánh giá rủi ro và xây dựng kế hoạch kiểm toán cho năm tiếp theo. Kế hoạch này sẽ được thảo luận trong toàn tổ chức, lấy ý kiến ban lãnh đạo cấp cao và trình Ủy ban kiểm toán phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các thành viên nhóm kiểm toán nội bộ (KTNB) sẽ nỗ lực thực hiện toàn bộ kế hoạch kiểm toán trong năm tài chính hoặc năm dương lịch đã được xác định.

Một số giám đốc KTNB thậm chí phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc hoàn thành kế hoạch năm, đây là một phần trong các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của họ - bất kể rủi ro và hoàn cảnh thực tế đã thay đổi như thế nào trong năm. Liệu cách tiếp cận này có trở nên lỗi thời khi chỉ tập trung vào số lượng mà bỏ qua chất lượng và kết quả thực tế? Một cuộc thảo luận gần đây do IIA tổ chức đã đặt ra vấn đề này trong bối cảnh biến động kinh tế thế giới và căng thẳng chính trị gia tăng.

Các chuyên gia cho rằng, việc đánh giá rủi ro sớm và lập kế hoạch kiểm toán năm giúp KTNB chuẩn bị ngân sách, nhân sự; tính toán mức độ hỗ trợ từ bên ngoài; đồng thời xây dựng lộ trình đào tạo phù hợp. Nếu kế hoạch đòi hỏi nguồn lực vượt quá khả năng, nhóm KTNB có thể điều chỉnh kế hoạch hoặc đề nghị bổ sung nhân sự. Đây là cách tiếp cận hợp lý cả về logic lẫn hiệu quả chi tiêu.

Tuy nhiên, dù kế hoạch kiểm toán năm đã trở thành thông lệ phổ biến, nó không hẳn là khuôn mẫu hoàn hảo cho cả năm - bởi bối cảnh và rủi ro luôn biến đổi. Nhiều tổ chức đã chuyển sang đánh giá rủi ro liên tục, không có nghĩa KTNB phải xây dựng kế hoạch kiểm toán mỗi tuần hay mỗi tháng, nhưng kiểm toán viên cần nắm bắt đầy đủ các biến động trong và ngoài tổ chức, từ đó đối chiếu lại với kế hoạch kiểm toán ban đầu.

Trong thế giới năng động, rủi ro biến đổi không ngừng như hiện nay, mọi thứ đang thay đổi nhanh hơn bao giờ hết. Điều này có nghĩa là KTNB cần phải linh hoạt và không nên bó buộc vào một kế hoạch kiểm toán hằng năm dễ lạc hậu và thụt lùi.

Hầu hết các Ủy ban kiểm toán đều hoan nghênh việc KTNB đưa ra thảo luận về lý do và phương thức điều chỉnh kế hoạch kiểm toán. Họ có thể đặt một số câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung thông tin, nhưng đều đánh giá cao tính linh hoạt và tinh thần ứng phó với rủi ro - yếu tố cốt lõi mang lại giá trị cho tổ chức.

Bắt đầu từ đánh giá rủi ro theo thời gian thực

Không dễ để KTNB trả lời chính xác nên làm gì và cần làm gì để lập kế hoạch kiểm toán linh hoạt hơn. Thay vào đó, cách tiếp cận nên bắt đầu từ việc phân tích các yếu tố đầu vào - tác động trực tiếp tới việc KTNB cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch. Điều này dựa trên sự hiểu biết sâu sắc về rủi ro của tổ chức; đánh giá tổng thể chiến lược phát triển; tiếp nhận thông tin kinh tế, xu thế ngành; nắm bắt tình hình nội tại và cách tổ chức điều hướng khi có biến động.

KTNB cần tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có - từ nội bộ đến nguồn lực tài trợ - để thực hiện đánh giá rủi ro, sau đó lên kế hoạch kiểm toán theo chu kỳ 3-6 tháng và trình Ủy ban kiểm toán xem xét. Kế hoạch phải bảo đảm rõ ràng về thông tin, mục tiêu, nội dung, lý do kiểm toán và thời hạn hoàn thành. Đồng thời, kiểm toán viên cần cập nhật cho Ủy ban kiểm toán và ban lãnh đạo về những yếu tố có thể hoặc đang thay đổi theo thời gian thực - từ đó làm rõ nội dung cần bổ sung hoặc nội dung có thể tạm hoãn.

Với các nội dung KTNB đánh giá là rủi ro thấp, nhưng ban lãnh đạo và Ủy ban kiểm toán vẫn đề nghị thực hiện, kiểm toán viên cần cân đối kỹ lưỡng nguồn lực sẵn có, kết hợp công nghệ và hỗ trợ bên ngoài để có phương án hợp lý. Những nội dung này có thể đưa vào kế hoạch quý sau, hoặc bổ sung nhân lực, thuê chuyên gia độc lập thực hiện. Điều quan trọng là KTNB cần làm rõ lý do lựa chọn và bảo đảm sự linh hoạt, hài hòa trong việc rút ngắn thời gian đánh giá rủi ro cũng như điều chỉnh kế hoạch ngắn hạn gắn với dài hạn.

Hiện nay, nhiều tổ chức đã phân loại mức độ rủi ro theo chu kỳ kiểm toán: rủi ro cao thường được kiểm toán mỗi năm hoặc 12-18 tháng; rủi ro trung bình theo chu kỳ 19-24 tháng; rủi ro thấp có thể kiểm toán 25-36 tháng/lần. Chu kỳ này cần rút ngắn tương ứng với tốc độ đánh giá rủi ro, đặc biệt với lĩnh vực có rủi ro cao - kế hoạch kiểm toán cần được lập theo quý, thậm chí theo tháng. Lãnh đạo KTNB cần rà soát kế hoạch hằng tháng và bảo đảm mọi thông tin được báo cáo đầy đủ tới ban lãnh đạo và Ủy ban kiểm toán.

Một số ngành như dịch vụ tài chính phải tuân thủ quy định về phạm vi rủi ro tối thiểu được kiểm toán và duy trì chu kỳ nhất định. Với các quy định ngành yêu cầu kiểm toán theo chu kỳ, KTNB có thể thiết kế kế hoạch dài hạn nhưng vẫn bảo đảm tính linh hoạt trong lựa chọn nguồn lực, ưu tiên theo mức độ rủi ro. Nhóm KTNB có thể tập trung vào nội dung bắt buộc kiểm toán, giảm phạm vi một số nhiệm vụ, đồng thời liên tục đánh giá rủi ro và điều chỉnh kế hoạch ngắn hạn để ưu tiên nội dung có mức rủi ro cao.

Việc thu thập thông tin và ứng dụng phân tích dữ liệu đóng vai trò then chốt trong xây dựng kế hoạch kiểm toán linh hoạt. Dữ liệu càng chính xác thì mức độ nhận diện rủi ro càng cao - qua đó tạo được sự đồng thuận từ ban lãnh đạo và Ủy ban kiểm toán. Bên cạnh đó, các nhóm KTNB cần thường xuyên rà soát năng lực kiểm toán viên. Nếu thiếu nhân lực hoặc chuyên môn đa ngành, việc lập kế hoạch kiểm toán linh hoạt sẽ chỉ mang tính lý thuyết - không thể triển khai hiệu quả trong thực tiễn.

Ngân sách cũng là yếu tố quan trọng bảo đảm tính linh hoạt khi đánh giá rủi ro và điều chỉnh kế hoạch kiểm toán. KTNB sẽ cần các mức ngân sách khác nhau cho từng quý và từng năm - tùy theo kế hoạch kiểm toán dự kiến và nhu cầu đào tạo nhân lực./.

THÙY LÊ