Kiểm toán nội bộ thúc đẩy môi trường kiểm soát bền vững

Việc tuân thủ quy định không chỉ đơn thuần là nghĩa vụ pháp lý mà còn là mệnh lệnh chiến lược hỗ trợ khả năng phục hồi của tổ chức và niềm tin của các bên liên quan. KTNB với hiểu biết sâu sắc về các quy định và quản lý rủi ro đóng vai trò không thể thiếu trong nỗ lực này, đảm bảo tổ chức hoạt động trong khuôn khổ pháp luật, đồng thời đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Kiểm soát mà không có văn hóa chỉ là màn kịch tuân thủ

Nghiên cứu mới đây do các chuyên gia của IIA thực hiện đã đưa ra một kết quả bất ngờ, tại nhiều tổ chức, việc tuân thủ chỉ là một màn kịch diễn theo mùa, đúng lúc có đợt kiểm toán. Các biện pháp kiểm soát được thực hiện, bằng chứng được thu thập, quy trình vận hành tiêu chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt khi có người đến kiểm tra. Sau khi đợt kiểm toán kết thúc, các quy định dường như bị quên lãng hoặc thực thi nó một cách không nhất quán.

Vấn đề không phải lúc nào cũng nằm ở các biện pháp kiểm soát mà nằm ở văn hóa đằng sau chúng. Một chương trình tuân thủ thực sự hiệu quả không chỉ được kích hoạt trong mùa kiểm toán, mà phải vận hành quanh năm, không nhằm mục đích làm hài lòng kiểm toán viên, mà quan trọng là bảo vệ doanh nghiệp, dữ liệu và ngăn ngừa sai sót hoặc gian lận. Sự tuân thủ thực sự diễn ra khi mọi người làm đúng ngay cả khi không có ai giám sát.

Ngay cả trong các tổ chức có khuôn khổ kiểm soát hoàn thiện, thất bại thường không bắt nguồn từ những kẽ hở, mà từ những khoảng cách văn hóa. Một trong những vấn đề phổ biến nhất là việc thực thi mang tính máy móc, trong đó, các biện pháp kiểm soát được thực hiện chỉ để qua mắt kiểm tra. Ví dụ, việc xem xét quyền truy cập có thể được hoàn thành đúng hạn, nhưng người xem xét lại không xác thực các quyền của người dùng dẫn đến nhưng rủi ro vẫn chưa được giải quyết. Hay một sự cố thường gặp khác là khi có sai sót xảy ra, nhân viên thường đổ lỗi, chọn cách che giấu vấn đề thay vì báo cáo. Điều này dẫn đến hàng loạt sai phạm khác ấn dấu dưới bề mặt tuân thủ quy định.

Khoảng cách văn hóa dễ thấy nhất là khi các biện pháp kiểm soát chỉ được thực hiện chính xác trong thời gian kiểm toán. Những hành vi này là dấu hiệu đặc trưng của một màn kịch tuân thủ, thiếu nền tảng văn hóa cần thiết để đạt hiệu quả. Thất bại thực sự không nằm ở danh sách các quy định mà nằm ở tư duy, đó chính là nơi văn hóa phải dẫn dắt.

Để đạt được điều này, các tổ chức phải truyền đạt rõ ràng lý do đằng sau mỗi biện pháp kiểm soát, thường xuyên đào tạo phù hợp với từng đối tượng nhân viên và khuyến khích sự minh bạch khi xảy ra sai sót. Xây dựng một văn hóa như vậy không phải là chuyện một sớm một chiều, nhưng nếu không có nó, ngay cả môi trường kiểm soát vững chắc nhất về mặt kỹ thuật cũng chỉ là hình thức, diễn tạm thời cho kiểm toán viên xem.

Đây cũng chính là sự khác biệt giữa kiểm soát bền vững và màn kịch tuân thủ. Văn hóa đề cao kiểm soát là văn hóa mà nhận thức rủi ro, trách nhiệm giải trình và hành vi đạo đức được gắn chặt vào DNA của tổ chức. Trong môi trường như vậy, nhân viên không chỉ thực hiện kiểm soát mà còn hiểu rõ mục đích của chúng và tự hào về việc thực hiện.

Việc tuân thủ không bị thúc đẩy bởi thời hạn hay kiểm toán, mà được thúc đẩy bởi tư duy coi trọng việc làm đúng, không chỉ là hoàn thành đúng hạn. Các nhóm kinh doanh hợp tác với bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB) và quản lý rủi ro, không chống đối nhau. Hành vi phạm không bị che giấu, ngược lại, chúng được thảo luận và giải quyết để cải thiện hệ thống. Các biện pháp kiểm soát được coi là yếu tố hỗ trợ kinh doanh, không phải gánh nặng kiểm toán.

Thúc đẩy văn hóa tuân thủ

Xây dựng một môi trường kiểm soát vững mạnh đòi hỏi tổ chức nuôi dưỡng một nền văn hóa coi trọng trách nhiệm và tính chính trực. Khi những người nắm quyền kiểm soát cảm thấy có trách nhiệm thực sự, được hỗ trợ bởi đào tạo và khuyến khích tính minh bạch, các biện pháp kiểm soát sẽ không chỉ là hình thức mà trở thành những biện pháp bảo vệ chủ động.

Đối với KTNB, trọng tâm của kiểm toán viên là chuyển từ việc xác minh xem các biện pháp kiểm soát tồn tại trên giấy tờ sang đánh giá liệu văn hóa có thực sự thúc đẩy tính tuân thủ. Điều này đòi hỏi KTNB phối hợp chặt chẽ với các nhóm tuân thủ và quản trị rủi ro để tạo ra nhiều giá trị hơn, cung cấp những kiến thức chuyên môn cần thiết để thiết lập các biện pháp kiểm soát chi tiết, xây dựng một tuyến phòng thủ vững chắc chống lại các sai phạm có thể dẫn đến thất bại trong việc tuân thủ.

Một trong những khuyến nghị phổ biến nhất trong báo cáo kiểm toán là cải thiện chính sách, quy trình, và việc phát triển các quy trình tốt đòi hỏi phải có hiểu biết sâu sắc về quy trình và kiểm soát. Quan hệ đối tác giữa KTNB và nhóm tuân thủ là cách tiếp cận đúng đắn để định hình lại các chính sách, đồng thời khẳng định mối liên kết giữa hai chức năng.

Ngoài ra, đào tạo là một trong những yếu tố chính của bất kỳ chương trình tuân thủ tốt nào. Đào tạo đúng người vào đúng thời điểm, theo đúng cách là rất quan trọng và nhóm tuân thủ chịu trách nhiệm về các chương trình đào tạo đó. Tuy nhiên, để đánh giá đào tạo và giúp tuân thủ trở thành văn hóa của tổ chức, KTNB lại là sự lựa chọn phù hợp nhất. KTNB sẽ là đồng minh tốt để bộ phận tuân thủ tạo ra thông lệ tốt nhất về các chương trình tuân thủ của doanh nghiệp.

Thực tế, nhóm tuân thủ thường là chức năng đầu tiên được thông báo khi có khiếu nại, nhưng có thể là bên cuối cùng được xem xét để tiến hành điều tra các khiếu nại đó. Có nhiều lý do cho điều này, có thể là hạn chế về ngân sách hoặc thiếu nguồn lực. Các cuộc điều tra tuân thủ rất phức tạp, đòi hỏi nhiều kỹ năng và dễ dàng bị chệch hướng nếu không được xử lý đúng cách. Ở đây, một lần nữa việc hợp tác giữa nhóm tuân thủ và KTNB được để cao nhằm đi đến tận cùng của vụ việc, tìm ra các sai phạm và khuyến nghị biện pháp giải quyết tốt nhất.

Tuân thủ quy định là nền tảng của một môi trường kiểm soát vững chắc. Bản chất đa diện của việc tuân thủ quy định - bao gồm luật pháp, tiêu chuẩn, hướng dẫn và chính sách nội bộ - đòi hỏi một phương pháp tiếp cận toàn diện và năng động từ kiểm toán viên nội bộ. KTNB đóng vai trò then chốt trong việc xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro tuân thủ, từ đó bảo vệ tổ chức khỏi các sai phạm, tổn hại danh tiếng và gián đoạn hoạt động. Đồng thời, khuyến nghị của KTNB sẽ thúc đẩy văn hóa tuân thủ, gia tăng trách nhiệm giải trình và đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ giá trị của việc tuân thủ quy định./.

THÙY LÊ