Hóa đơn đầu vào: Lá chắn pháp lý và lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh

Hóa đơn đầu vào: Căn cứ bảo vệ quyền lợi hộ kinh doanh

Hóa đơn đầu vào có vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Trước hết, đây là căn cứ chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, giúp hộ kinh doanh tránh mua nhầm hàng giả, hàng nhái, hàng kém chất lượng, đồng thời bảo vệ uy tín và niềm tin của khách hàng.

Bên cạnh đó, hóa đơn đầu vào là chứng từ ghi nhận chi phí hợp lệ, giúp hộ kinh doanh hạch toán chính xác doanh thu, chi phí, thực hiện kê khai và nộp thuế đúng quy định. Trong trường hợp phát sinh tranh chấp về chất lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán, hóa đơn là bằng chứng pháp lý bảo vệ quyền lợi hợp pháp của hộ kinh doanh.

Việc lấy và lưu giữ hóa đơn đầy đủ còn thể hiện tinh thần tuân thủ pháp luật, tạo dựng uy tín, nâng cao tính minh bạch trong kinh doanh. Khi hoạt động được ghi nhận minh bạch qua hóa đơn, hộ kinh doanh dễ dàng mở rộng quy mô, tiếp cận tín dụng và tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng chính thức.

Minh bạch, thuận lợi trong quản lý và hạch toán chi phí

Nếu không lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, hộ kinh doanh có thể đối mặt với nhiều rủi ro nghiêm trọng. Khi bị kiểm tra, việc không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa sẽ khiến hộ kinh doanh bị xem là đang kinh doanh hàng hóa không rõ xuất xứ, dẫn đến nguy cơ bị tịch thu, xử phạt, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín lâu dài.

Theo quy định tại Nghị định số 98/2020/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động thương mại, sản xuất, buôn bán hàng giả, hàng cấm và Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp sẽ bị coi là hàng hóa không rõ nguồn gốc, tùy mức độ vi phạm có thể bị phạt hành chính, tịch thu hàng hóa, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu gian lận thuế.

Bên cạnh đó, việc không có hóa đơn khiến hộ kinh doanh không được ghi nhận chi phí hợp lệ, không thể kê khai giảm trừ thuế, làm sai lệch kết quả kinh doanh và có nguy cơ bị truy thu, xử phạt. Trong bối cảnh quản lý thuế hiện nay, những giao dịch không hóa đơn còn dễ bị nghi ngờ liên quan đến hành vi trốn thuế, làm giảm uy tín, cản trở việc mở rộng kinh doanh.

Từ ngày 01/01/2026, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), các hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ. Các hộ có doanh thu từ 200 triệu đồng đến dưới 3 tỷ đồng nếu tự nguyện kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng cũng phải lưu giữ hóa đơn đầu vào và sổ sách kế toán đầy đủ. Việc tuân thủ quy định về hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cách thức quản trị rủi ro thông minh, giúp hộ kinh doanh hoạt động bền vững, hợp pháp.

Tăng niềm tin, bảo vệ lợi ích và hình ảnh kinh doanh

Mỗi tờ hóa đơn được lập đúng quy định không chỉ bảo vệ quyền lợi của người mua và người bán mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng. Khi hộ kinh doanh chủ động yêu cầu hóa đơn, các cơ sở cung cấp hàng hóa, dịch vụ buộc phải kê khai và nộp thuế đúng quy định, qua đó giúp Nhà nước thu đúng, thu đủ, chống thất thu ngân sách.

Thói quen lấy hóa đơn còn giúp cơ quan chức năng kiểm soát nguồn gốc hàng hóa, ngăn chặn hàng lậu, hàng giả, hàng nhái, bảo vệ người tiêu dùng và doanh nghiệp làm ăn chân chính. Đây cũng là yếu tố góp phần quan trọng vào chuyển đổi sang mô hình quản lý thuế điện tử, tạo tiền đề cho việc áp dụng hóa đơn điện tử toàn diện.

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng (sửa đổi tại Thông tư 26/2015/TT-BTC), điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào gồm: có hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ trị giá từ 20 triệu đồng trở lên. Vì vậy, việc lấy và lưu giữ hóa đơn hợp lệ là quyền lợi trực tiếp của hộ kinh doanh, đặc biệt đối với những hộ chuyển sang phương pháp kê khai, khấu trừ thuế.

Ngành thuế khuyến nghị mỗi hộ kinh doanh hãy chủ động yêu cầu hóa đơn trong mọi giao dịch, dù là giá trị nhỏ. Đó không chỉ là thực hiện đúng quy định, mà còn là hành động thể hiện trách nhiệm với cộng đồng, góp phần tạo dựng môi trường kinh doanh văn minh, nơi “Kinh doanh minh bạch – Phát triển bền vững – Lợi ích hài hòa giữa Nhà nước, doanh nghiệp và người dân”./.

MINH ANH