Dùng Excel giúp đẩy nhanh tiến độ phát hành báo cáo kiểm toán

Hoạt động của Ngành - Ngày đăng : 08:10, 10/03/2020

(BKTO) - Năm 2019, KTNN khu vực XII đã nghiên cứu, vận dụng thành công Sáng kiến Đẩy nhanh tiến độ tổng hợp kết quả kiểm toán, lập, phát hành báo cáo kiểm toán (BCKT) của đoàn kiểm toán, qua đó giúp cải thiện thời gian phát hành cũng như chất lượng các BCKT. Sáng kiến đã được công nhận ở cấp đơn vị.


Sáng kiến nảy sinh từ yêu cầu đổi mới

Chị Trương Thị Mỹ Dung - Kiểm toán viên KTNN khu vực XII, tác giả của Sáng kiến - cho biết: Năm 2019, khi bắt đầu thực hiện cuộc kiểm toán ngân sách địa phương năm 2018 của tỉnh Đ, Trưởng đoàn đã yêu cầu các tổ phải đổi mới phương pháp lập Dự thảo Biên bản kiểm toán và BCKT. Bởi lẽ, nhiều cuộc kiểm toán từ năm 2018 trở về trước của đơn vị đã phát hành BCKT chậm so với thời hạn quy định. Bên cạnh đó, việc lập BCKT của các đoàn kiểm toán còn một số hạn chế, như: tổng hợp thừa, thiếu nội dung trọng tâm tại kế hoạch kiểm toán tổng quát của Đoàn kiểm toán; sai lệch số liệu giữa kiến nghị phần lời và phụ biểu; kết quả kiểm toán chưa tương ứng với kiến nghị và ngược lại…

Lập bảng để rà soát kết quả và kiến nghị kiểm toán
Qua rà soát, đơn vị nhận thấy nguyên nhân khách quan dẫn đến tình trạng trên là do công tác phối hợp giải trình của đơn vị được kiểm toán chưa tốt. Do đó, hai bên phải trao đổi, rà soát nhiều lần, làm ảnh hưởng đến thời gian phát hành báo cáo cũng như việc xác nhận số liệu, kiến nghị của Đoàn kiểm toán. Bên cạnh đó, nguyên nhân chủ quan là do khâu tổng hợp BCKT còn nhiều sai sót, Đoàn kiểm toán tiếp thu chưa thực sự đầy đủ ý kiến của Tổ kiểm soát chất lượng, Tổ thẩm định và các Vụ chức năng, dẫn đến mất nhiều thời gian để chỉnh sửa, hoàn thiện BCKT.

Để thực hiện yêu cầu của Trưởng Đoàn kiểm toán và góp phần khắc phục những hạn chế nêu trên, chị Dung đã nghiên cứu, đề xuất sử dụng bảng tính Excel nhằm giảm thiểu thời gian phát hành cũng như nâng cao chất lượng BCKT.

Rút ngắn thời gian phát hành báo cáo kiểm toán nhờ Excel

Theo chị Dung, việc dùng bảng tính Excel nhằm tập hợp nhanh số liệu của từng chỉ tiêu thay vì sử dụng máy tính cầm tay để tính toán số liệu. Bảng tính này giúp kiểm toán viên thao tác nhanh, chính xác thông tin, tránh cộng nhầm, bỏ sót số liệu, từ đó tiết kiệm thời gian cho Tổ và Đoàn kiểm toán.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên có thể sử dụng bảng tổng hợp Excel để liệt kê toàn bộ kết quả kiểm toán, lần lượt đưa các kiến nghị kiểm toán vào ô tương ứng, sau đó rà soát từng kết quả và kiến nghị để biết kết quả kiểm toán nào chưa có kiến nghị và ngược lại. Dưới đây là bảng Phụ lục rà soát kiến nghị kiểm toán tiêu biểu:
Đáng lưu ý, Tổ thẩm định và Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán cũng có thể sử dụng mẫu trên để rà soát xem kết quả và kiến nghị kiểm toán của Đoàn kiểm toán đã đầy đủ và phù hợp chưa. Biểu Excel còn được thiết kế để rà soát toàn bộ nội dung của dự thảo BCKT, đối chiếu với kế hoạch kiểm toán tổng quát của Đoàn kiểm toán xem nội dung trọng tâm có bị bỏ sót hay không.

Xây dựng phụ lục về điều chỉnh kiến nghị

Bên cạnh đó, Đoàn kiểm toán còn có thể sử dụng bảng Excel để xây dựng phụ lục về điều chỉnh các kiến nghị. Đây là công cụ hỗ trợ giảm thời gian trình phát hành BCKT, cụ thể: các Vụ tham mưu sẽ căn cứ vào hệ thống phụ biểu để xác định những điều chỉnh về kiến nghị xử lý tài chính, kiến nghị về chấn chỉnh công tác quản lý tài chính công, tài sản công, kiến nghị khác của BCKT trình phát hành so với Dự thảo BCKT trình Lãnh đạo KTNN xét duyệt.

Việc sử dụng bảng Excel như trên đã giúp rút ngắn thời gian phát hành BCKT. Năm 2019, thời gian phát hành BCKT của KTNN khu vực XII được cải thiện, một số báo cáo phát hành trước nhiều ngày so với thời gian quy định.

Ông Nguyễn Xuân Khải - Phó Kiểm toán trưởng KTNN khu vực XII - cho biết: Bảng Excel này phản ánh đầy đủ số liệu kiến nghị xử lý tài chính cũng như đánh giá của Tổ và Đoàn kiểm toán. Kiến nghị về cơ chế, chính sách cũng tương ứng với các kết luận và ngược lại, không để xảy ra trường hợp có kiến nghị nhưng không có kết quả hoặc có kết quả mà không có kiến nghị. Do vậy, BCKT sẽ đảm bảo tính chặt chẽ, logic. Không những thế, ý kiến thẩm định của các Vụ cũng được Đoàn tiếp thu đầy đủ. Việc này cũng giúp các Vụ rà soát một cách nhanh chóng tình hình, mức độ tiếp thu ý kiến thẩm định của Đoàn kiểm toán.

Cũng theo ông Khải, tuy đây không phải là sáng kiến lớn nhưng phương pháp này có thể áp dụng cho việc lập Biên bản kiểm toán tại đơn vị kiểm toán chi tiết và lập BCKT của Đoàn, đồng thời giúp cho việc thẩm định, xét duyệt, phát hành BCKT được chặt chẽ và nhanh chóng. Đó là một trong những lý do để Đoàn kiểm toán ngân sách địa phương năm 2018 tỉnh Đ đã phát hành BCKT sau khi kết thúc kiểm toán 34 ngày, sớm hơn 11 ngày so với quy định của Ngành.

THÙY ANH