Hiện đại hóa quản lý Quỹ Phòng, chống tác hại của thuốc lá

Chuẩn hóa quy trình lập kế hoạch, thẩm định và phê duyệt kinh phí

Hằng năm, vào tháng 7, Quỹ PCTH thuốc lá gửi công văn đến các Bộ, ngành, địa phương và tổ chức chính trị - xã hội để hướng dẫn xây dựng kế hoạch hoạt động năm sau. Sau khi nhận đề xuất hỗ trợ, Quỹ tổng hợp, trình Hội đồng quản lý Quỹ cho ý kiến vào tháng 10, trình Chủ tịch Hội đồng phê duyệt vào tháng 11 và thông báo kinh phí được duyệt vào tháng 12. Các đơn vị căn cứ thông báo này để hoàn thiện kế hoạch trước khi ký hợp đồng, chuyển kinh phí vào tháng 1 năm sau.

Quy trình này nay được tự động hóa trên Hệ thống phần mềm Quản lý hoạt động và tài chính, giúp các khâu lập, thẩm định và phê duyệt diễn ra tuần tự, minh bạch và có thể theo dõi trực tuyến. Phần mềm được xây dựng nhằm hệ thống hóa các nghiệp vụ mà Quỹ và đơn vị nhận hỗ trợ đang thực hiện, bảo đảm thông tin thông suốt từ cơ sở đến Quỹ. Người dùng được phân quyền truy cập phù hợp với vai trò, nhiệm vụ, giúp quản lý thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo bảo mật dữ liệu.

Hệ thống bao gồm các chức năng chính: đăng nhập và đổi mật khẩu, cập nhật thông tin đơn vị, lập kế hoạch (nhập đề xuất hoạt động, thời gian, dự toán kinh phí), cùng các phần báo cáo quyết toán, tài chính và hoạt động theo quý, năm.

Quy trình lập kế hoạch được chuẩn hóa thành 4 bước:

Bước 1, đơn vị lập kế hoạch trên phần mềm, gửi cho Quỹ.

Bước 2, cán bộ phụ trách của Quỹ kiểm tra nội dung, bao gồm cơ sở đề xuất, mục tiêu, chỉ số, hoạt động và dự toán kinh phí. Nếu chưa hoàn thiện, kế hoạch sẽ được trả lại kèm góp ý. Nếu đạt yêu cầu, kế hoạch được chuyển đến bộ phận kế toán.
Bước 3, kế toán viên và kế toán trưởng kiểm tra lại tính hợp lý của hoạt động, định mức chi và quy định hiện hành. Khi được chấp thuận, kế hoạch được chuyển cho Phòng Kế hoạch – Tài chính để thẩm định.

Bước 4, phòng Kế hoạch – Tài chính xem xét toàn diện, bảo đảm sự thống nhất giữa các phụ lục, mục tiêu và kinh phí đề xuất của đơn vị với kế hoạch chung của Quỹ. Sau khi hoàn thiện, kế hoạch được “chốt” để trình lãnh đạo Quỹ phê duyệt.

Hồ sơ đề xuất hỗ trợ gồm công văn xin hỗ trợ, đề xuất kế hoạch hoạt động, phụ lục về thời gian và dự toán kinh phí. Hồ sơ được gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện tới Quỹ, được tiếp nhận, đóng dấu và xử lý theo chỉ đạo của lãnh đạo Quỹ trong vòng một ngày. Cán bộ phụ trách phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính tổng hợp vào kế hoạch chung.

Trên cơ sở này, Quỹ trình Hội đồng quản lý phê duyệt, ban hành thông báo kinh phí hỗ trợ. Nếu mức kinh phí phê duyệt có thay đổi so với đề xuất, đơn vị sẽ chỉnh sửa lại hồ sơ trước khi ký hợp đồng. Quá trình ký kết hợp đồng được thực hiện chặt chẽ với sáu bộ hồ sơ, có sự thẩm định của Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính và Kế toán trưởng trước khi trình lãnh đạo Quỹ ký.

Kế hoạch hoạt động PCTH thuốc lá năm 2026 của Quỹ được xây dựng trên cơ sở quy định của Luật Phòng, chống tác hại của thuốc lá và các văn bản hướng dẫn của Bộ Y tế, hướng tới thực hiện hiệu quả các mục tiêu của Chiến lược quốc gia về PCTH thuốc lá. Mục tiêu tổng quát là giảm tỷ lệ sử dụng thuốc lá, nâng cao nhận thức cộng đồng về tác hại của thuốc lá, đặc biệt là các sản phẩm thuốc lá mới.

Kế hoạch tập trung vào ba định hướng chính: đẩy mạnh truyền thông, giáo dục về tác hại của thuốc lá và lợi ích của môi trường không khói thuốc; nâng cao năng lực cho cán bộ và tổ chức triển khai công tác PCTH thuốc lá; tăng cường nghiên cứu, cung cấp bằng chứng khoa học phục vụ xây dựng, hoàn thiện chính sách.

Các hoạt động cụ thể bao gồm truyền thông trên phương tiện đại chúng, xây dựng mô hình không khói thuốc, tổ chức cai nghiện, lồng ghép giáo dục PCTH thuốc lá trong trường học và hỗ trợ chuyển đổi ngành nghề cho người trồng cây thuốc lá, bảo đảm triển khai đồng bộ, hiệu quả, phù hợp thực tiễn địa phương.

Hệ thống phần mềm - công cụ hiện đại hóa quản lý tài chính và hoạt động

Phần mềm Quản lý hoạt động và tài chính của Quỹ không chỉ giúp đơn vị lập kế hoạch nhanh, chuẩn xác mà còn tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính. Hệ thống cho phép tổng hợp, thống kê, trích xuất dữ liệu theo nhiều tiêu chí phục vụ công tác điều hành, kiểm tra và báo cáo định kỳ.

Từ góc độ quản lý, việc số hóa toàn bộ quy trình giúp Quỹ giảm thiểu sai sót, đảm bảo sự thống nhất giữa các nội dung hoạt động, mã hoạt động, chỉ số và tổng kinh phí. Các phòng ban có thể phối hợp trực tuyến, góp ý và hoàn thiện kế hoạch mà không cần trao đổi giấy tờ nhiều vòng.

Ngoài việc hoàn thiện công cụ quản lý, Quỹ PCTH của thuốc lá cũng triển khai xây dựng Kế hoạch hoạt động năm 2026 theo hướng chuẩn hóa mục tiêu, nhiệm vụ và chỉ số đánh giá. Ba mục tiêu trọng tâm gồm: nâng cao nhận thức của người dân về tác hại của thuốc lá và các sản phẩm thuốc lá mới; nâng cao năng lực tổ chức thực hiện các giải pháp PCTH thuốc lá; và đẩy mạnh nghiên cứu, cung cấp bằng chứng khoa học phục vụ xây dựng chính sách.

Theo quy định tại Điều 29 Luật PCTH thuốc lá, Quỹ hỗ trợ 9 nhóm nhiệm vụ, trong đó có truyền thông, tổ chức cai nghiện, xây dựng mô hình không khói thuốc, đưa giáo dục về tác hại thuốc lá vào trường học và chuyển đổi ngành nghề cho người trồng cây thuốc lá. Mỗi nhiệm vụ đều được lượng hóa bằng các chỉ số cụ thể như số lần phát sóng thông điệp, số bài báo, số lớp tập huấn, số cơ sở thực hiện môi trường không khói thuốc hay số cuộc nghiên cứu, hội thảo khoa học.

Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý giúp các đơn vị chủ động hơn trong quá trình xây dựng, theo dõi và báo cáo kết quả thực hiện các chỉ số này. Mọi dữ liệu đều được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ Quỹ và Hội đồng quản lý giám sát sát sao việc sử dụng kinh phí hỗ trợ.

Đảm bảo minh bạch, hiệu quả và thống nhất trong quản lý Quỹ

Nhờ ứng dụng công nghệ, công tác quản lý kế hoạch và tài chính của Quỹ PCTH thuốc lá được nâng lên rõ rệt về tính chính xác, minh bạch và hiệu quả. Từ khâu lập kế hoạch, thẩm định, phê duyệt đến giám sát thực hiện đều có quy trình điện tử, được lưu vết và kiểm soát chặt chẽ.

Các đơn vị được hướng dẫn xây dựng kế hoạch chi tiết, xác định rõ sản phẩm, tiêu chí kỹ thuật, đơn giá; nghiên cứu kỹ mục tiêu, kết quả mong muốn, chỉ số đánh giá và hoạt động của giai đoạn trước để bảo đảm tính khả thi. Quỹ yêu cầu mọi đề xuất phải bám sát quy định của Nhà nước và chức năng, nhiệm vụ được phép hỗ trợ, không vượt định mức chi, không đề xuất hoạt động ngoài phạm vi hỗ trợ.

Với hệ thống quản lý hiện đại này, Quỹ PCTH thuốc lá đang từng bước hoàn thiện quy trình lập kế hoạch, phân bổ và giám sát nguồn kinh phí, góp phần nâng cao hiệu quả phòng, chống tác hại của thuốc lá trong cả nước./.