Quy trình từng bước của kiểm toán giám sát ISO
Kiểm toán ISO là một quy trình có hệ thống, độc lập và được ghi chép nhằm mục đích đánh giá sự tuân thủ của một tổ chức đối với các tiêu chuẩn quốc tế do ISO đặt ra. Thông thường, kiểm toán ISO bao gồm kiểm toán nội bộ (KTNB) và kiểm toán bên ngoài nhằm giúp tổ chức duy trì sự tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý có liên quan. Quy trình kiểm toán ISO bao gồm kiểm toán chứng nhận ban đầu, kiểm toán giám sát và kiểm toán chứng nhận lại. Trong đó, kiểm toán chứng nhận và tái chứng nhận ISO là cuộc kiểm toán toàn diện, còn kiểm toán giám sát ISO là các đợt đánh giá định kỳ được tiến hành trong chu kỳ chứng nhận của tổ chức để xác minh việc tuân thủ liên tục các tiêu chuẩn ISO.
Kiểm toán giám sát ISO là các đợt đánh giá định kỳ được tiến hành để xác minh việc tuân thủ liên tục các tiêu chuẩn ISO của một tổ chức, chẳng hạn như ISO 9001 về quản lý chất lượng hoặc ISO 27001 về quản lý bảo mật thông tin.
Các cuộc kiểm toán giám sát nhằm vào lĩnh vực cụ thể của hệ thống quản lý, quy trình chính và các hành động khắc phục được xác định từ các cuộc kiểm toán trước đó. Mục tiêu của kiểm toán giám sát là ngăn ngừa sai sót trong quản lý chất lượng và xác minh việc tuân thủ liên tục. Phạm vi thường bao gồm việc xem xét các lĩnh vực quan trọng ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như các quy trình kinh doanh chính, quản lý rủi ro và phân bổ nguồn lực.
Khi triển khai kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) kiểm tra tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý, bao gồm các chính sách, quy trình và hồ sơ kiểm toán trước đó. Từ đó, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đánh giá hiệu quả của các hành động khắc phục được thực hiện kể từ lần kiểm toán trước. Sự tham gia của các nhân sự chủ chốt (người quản lý và chủ sở hữu) vào quá trình kiểm toán là rất quan trọng, cung cấp bằng chứng về sự tuân thủ và hỗ trợ các mục tiêu kiểm toán. Các bên liên quan đóng vai trò thiết yếu trong việc chứng minh cam kết của tổ chức trong việc duy trì các tiêu chuẩn và thực hiện các cải tiến.
Trong khi kiểm toán chứng nhận xem xét toàn diện hệ thống quản lý thì kiểm toán giám sát ISO tập trung vào các lĩnh vực chính để đảm bảo tuân thủ và cải tiến liên tục giữa các chu kỳ.
Theo Auditboad, quy trình kiểm toán giám sát ISO bao gồm: Chuẩn bị (xem xét phạm vi, thu thập các tài liệu cần thiết, thành lập nhóm và lên lịch kiểm toán); họp mở đầu với các nhân sự chủ chốt để thảo luận về mục tiêu, phạm vi và lịch trình kiểm toán; thực hiện kiểm toán (kiểm tra quy trình, xem xét tài liệu, phỏng vấn các nhân sự chủ chốt, đánh giá các cơ sở và hoạt động của tổ chức, xem xét các hệ thống quản lý và quy trình, kiểm tra tài liệu để xác nhận việc tuân thủ các yêu cầu của ISO, chọn mẫu sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình để kiểm tra tính tuân thủ); họp thảo luận về những phát hiện kiểm toán và lập báo cáo nêu chi tiết về những phát hiện này; xây dựng kế hoạch hành động để giải quyết những vấn đề được kiểm toán nêu; cơ quan chứng nhận xem xét kế hoạch hành động khắc phục và có thể tiến hành kiểm toán tiếp theo để đảm bảo các điểm không phù hợp đã được giải quyết; thúc đẩy cải tiến liên tục, cập nhật quy trình thường xuyên, đào tạo nhân viên và giám sát quy trình để duy trì sự tuân thủ và nâng cao hiệu quả.
KTV có thể tiến hành kiểm toán tại tổ chức hoặc kiểm toán từ xa thông qua các nền tảng ảo, nhưng mục đích chung vẫn là thu thập đủ bằng chứng để xác minh sự tuân thủ. Việc thu thập bằng chứng kiểm toán thông qua việc xem xét tài liệu, phỏng vấn và quan sát. Trong đó, xem xét tài liệu bao gồm việc thu thập các tài liệu có liên quan như sổ tay chính sách, mô tả quy trình, hồ sơ và báo cáo và kiểm tra tính nhất quán với các tiêu chuẩn ISO. Trong quá trình phỏng vấn, KTV tiến hành thảo luận với các nhân sự chủ chốt để hiểu về các hoạt động và quy trình. Đối với quan sát, KTV đánh giá các hoạt động thực tế có phù hợp với quy trình đã được ghi chép. Việc lập kế hoạch phù hợp và đánh giá kỹ lưỡng sẽ đảm bảo quá trình kiểm toán giám sát diễn ra thành công.
Cải tiến liên tục và bảo trì hệ thống quản lý
Sự không phù hợp/sai lệch của quy trình so với yêu cầu của các tiêu chuẩn ISO là nội dung quan trọng nhất trong báo cáo kiểm toán và có thể ảnh hưởng đến trạng thái chứng nhận của tổ chức. Vì vậy, các tổ chức được yêu cầu thực hiện các hành động khắc phục để giải quyết các vấn đề KTNB đã nêu, bao gồm: Xác định nguyên nhân gốc rễ, lập kế hoạch hành động khắc phục và theo dõi để xác minh việc thực hiện thành công. Quy trình này đảm bảo cải tiến liên tục và tuân thủ các tiêu chuẩn ISO.
KTNB tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn này nhằm cung cấp các đánh giá liên tục về hiệu quả của hệ thống và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Việc đánh giá quản lý thường xuyên đảm bảo rằng hệ thống luôn phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và tiêu chuẩn ISO. Bên cạnh đó, việc tích hợp quản lý rủi ro vào hệ thống quản lý chất lượng (QMS) giúp tăng cường khả năng dự đoán và giải quyết các thách thức tiềm ẩn của tổ chức. Bằng cách chủ động quản lý rủi ro, các tổ chức có thể cải thiện kết quả và duy trì trạng thái sẵn sàng cho bất kỳ cuộc kiểm toán ISO nào.
Thực tế cho thấy, kiểm toán giám sát ISO thường xuyên không chỉ đảm bảo tính tuân thủ mà còn mang lại nhiều lợi ích hơn cho tổ chức, bao gồm: Thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục; thể hiện cam kết của tổ chức đối với chất lượng và bảo mật, xây dựng lòng tin với các bên liên quan; nâng cao mức độ sẵn sàng kiểm toán ISO của tổ chức. Kiểm toán giám sát không chỉ là một cuộc đánh giá mà còn là cơ hội để nâng cao hiệu suất và đạt được thành công lâu dài./.
