Theo nghiên cứu của nhóm chuyên gia thuộc Said Business School (Đại học Oxford), chỉ có 8,5% trong số 16.000 dự án được nghiên cứu đạt mục tiêu về chi phí và thời gian. Việc đảm bảo một dự án có hiệu quả tốt vượt ra ngoài phạm vi kiểm soát và quản lý của nhiều tổ chức. Đặc biệt, các dự án quy mô lớn càng phức tạp, khó dự đoán và kiểm soát, ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn doanh nghiệp. Các chuyên gia nhấn mạnh bốn điểm quan trọng mà KTNB có thể sử dụng năng lực chuyên môn, khả năng phán đoán và đánh giá rủi ro để tư vấn, hỗ trợ các bên liên quan đưa ra hành động cần thiết để cải thiện khả năng thành công của dự án.
Tham gia kiểm toán ngay từ giai đoạn đầu
Các dự án lớn thường có bốn giai đoạn quan trọng: Chỉ đạo/định hướng, thiết kế, thực hiện và kết thúc dự án. Để dự án thành công và đạt được sự đồng thuận, ủng hộ của các bên liên quan, giai đoạn định hướng và thiết kế phải được định hình đúng, tạo nên nền tảng cơ bản. Nhóm nghiên cứu của GS. Bent Flyvbjerg - Said Business School - chỉ ra rằng, tổ chức nhanh chóng triển khai dự án mà không thống nhất về định hướng chung, định hình thiết kế và đảm bảo nền tảng cơ bản cho việc triển khai được thiết lập thì hậu quả rất nghiêm trọng.
Theo đó, nếu các dự án không đạt được sự đồng thuận thì 66% có kết quả thấp hơn đáng kể so với kế hoạch; 63% bị giảm đáng kể về phạm vi; 53% phải chi gấp đôi ngân sách ban đầu. Chi phí trung bình của các dự án vượt mức dự toán ban đầu khoảng 20%, thời gian chậm trễ trung bình là 20 tháng và khoảng 1/3 dự án không mang lại lợi ích như kế hoạch.
Các chuyên gia nhấn mạnh rằng, để đảm bảo hiệu quả của dự án, KTNB cần được tham gia ngay từ giai đoạn chỉ đạo/điều hành. Ngay cả khi dự án đã đưa vào hoạt động, các kiểm toán viên cũng cần xem xét những gì đã xảy ra trong giai đoạn chỉ đạo và thiết kế. Thực tế, việc can thiệp sớm của KTNB là cơ hội tốt nhất để bảo vệ khoản đầu tư bằng cách xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi xảy ra thiệt hại đáng kể về thời gian và chi phí. Những câu hỏi chính KTNB sẽ đặt ra và tìm câu trả lời là: Cơ sở nào để thiết lập các dự án và đảm bảo sự thành công cho tổ chức? Có sự hiểu biết và đồng thuận từ các bên liên quan đối với tầm nhìn và mục tiêu dự án không? Các bên liên quan có thống nhất về các ưu tiên và rủi ro không?
Cần thường xuyên đánh giá rủi ro
Đối với các dự án có quy mô lớn, phức tạp, việc định hình hướng đi và thiết kế không bao giờ dừng lại ở “một lần là xong” do có nhiều yếu tố không chắc chắn cũng như nhiều bên liên quan có lợi ích khác nhau. Khi buộc phải có những thay đổi, chúng cần được đánh giá liên tục để tìm ra tác động và các nhà lãnh đạo phải hiểu rõ rủi ro để điều chỉnh các quyết định cho phù hợp.
Hầu hết các dự án thất bại có nguyên nhân gốc rễ từ giai đoạn chỉ đạo và thiết kế (thường là 7-12 tháng trước đó). Đặc biệt, tình trạng vượt chi phí quá cao vẫn thường xảy ra, thậm chí tốn gấp 5 lần ước tính ban đầu. Như vậy, các dự án phức tạp luôn cần có sự đánh giá độc lập để theo dõi tiến độ và cho phép điều chỉnh liên tục, cũng như thực hiện các hành động sớm khi cần thiết.
Một vấn đề phổ biến là các tổ chức không lường trước được các vấn đề có thể xảy ra dẫn đến xu hướng đưa ra nhiều giải pháp riêng biệt để giải quyết thay vì thiết kế một kế hoạch toàn diện. Điều này có nghĩa là các dự án luôn có một hoặc một vài nội dung, sản phẩm, hạng mục không đầy đủ. Dữ liệu nghiên cứu cho thấy, trung bình các dự án có 20-30% sản phẩm bị thiếu phải bổ sung vào kế hoạch khiến tổng thể dự án không thể đạt được đầy đủ giá trị.
Thêm vào đó, so với giai đoạn thiết kế, trong giai đoạn triển khai, nhiều dự án không thể ngăn cản việc gia tăng chi phí quá cao. Nhưng, nếu không thực hiện điều chỉnh chi phí, danh giới giữa thành công và thất bại sẽ rất gần và tình hình chỉ trở nên tồi tệ hơn. Các nhà lãnh đạo có thể bị đẩy vào tình huống buộc phải tiếp tục đầu tư hoặc quyết định đầu tư thêm vội vã dẫn đến thất bại chỉ vì đã đầu tư rất nhiều vào dự án.
KTNB đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai đánh giá thường xuyên, từ đó xác định sớm các thách thức, hỗ trợ tổ chức điều chỉnh hướng đi trước khi các dự án bắt đầu có dấu hiệu thất bại. Bằng cách chứng minh tác động của các khoảng trống, kiểm toán viên nội bộ giúp doanh nghiệp hiểu được mức độ rủi ro chấp nhận được, các lợi ích của dự án mà họ có thể đạt được thông qua giải pháp khắc phục các khoảng trống thiết kế, định hình lại chương trình.
Đảm bảo các quy trình ra quyết định phù hợp
Theo nghiên cứu, trong các dự án có quy mô lớn, hơn 50% quyết định thay đổi được đưa ra quá muộn khiến cho kết quả và phạm vi dự án bị giảm, tăng thời gian và chi phí, thậm chí doanh nghiệp còn bị ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Tệ hơn nữa, nhiều quyết định có xu hướng không được lên kế hoạch trước, do nhóm thực hiện hoặc chủ doanh nghiệp vội vàng đưa ra thay vì hội đồng quản trị hoặc ban chỉ đạo thảo luận, quyết định. Rõ ràng, sự thiếu thống nhất giữa các bên liên quan và việc chỉ tập trung vào sự phức tạp của quá trình triển khai thay vì đầu tư vào quản trị để lại hậu quả lớn.
Kiểm toán viên nội bộ có nhiệm vụ quan trọng trong việc đảm bảo các quy trình ra quyết định phù hợp và giúp các bên liên quan đưa ra quyết định sớm, kèm theo sự hiểu biết rõ về rủi ro. Những câu hỏi đặt ra đối với quy trình quản trị bao gồm: Quy trình quản trị trong tổ chức đang tập trung vào việc hoàn thành các cột mốc và giai đoạn hay tập trung vào đánh giá rủi ro và kết quả? Các bên có đang tham gia vào việc đưa ra quyết định liên quan đến những thay đổi của dự án và hiểu rõ những rủi ro tương ứng không?
Chủ động xác định và giảm thiểu rủi ro
Một nội dung hữu ích để đảm bảo tính hiệu quả cho dự án là KTNB tiếp cận song song và chấm điểm, đưa ra biểu đồ tình trạng sức khỏe của dự án dựa trên các “yếu tố an toàn”. Tiếp đó, kiểm toán viên cần chỉ ra hậu quả của việc không giải quyết các vấn đề hiện tại và hình thành một tệp dữ liệu của tất cả các dự án. Bằng cách xem xét các dự án trước, ban lãnh đạo có thể học được những bài học giá trị, nhanh chóng xác định thời điểm dấu hiệu thất bại xuất hiện và có hành động phù hợp.
Kiểm toán viên nội bộ luôn phải chủ động xác định và giảm thiểu rủi ro, giúp các bên liên quan nhận ra các dấu hiệu cảnh báo sớm và thực hiện hành động khắc phục trước khi quá muộn. Những câu hỏi chính KTNB cần trả lời bao gồm: Trong quá trình thiết lập dự án, tổ chức đã dự đoán được điểm thất bại và đưa ra biện pháp can thiệp chủ động sớm không? Dự án đã giải quyết được những lỗ hổng trong thiết kế chương trình trước khi triển khai hay không?
Các chuyên gia khuyến nghị, kiểm toán viên cần trao đổi với tất cả các bên liên quan, từ đó thu thập được các phiên bản khác nhau về những gì được gọi là tốt, hiệu quả, thành công của dự án. KTNB sẽ có được một tệp dữ liệu về yếu tố an toàn, chuẩn mực quản trị, kỳ vọng... giúp tổ chức sớm nhận ra rủi ro và mở ra con đường dẫn đến kết quả thành công. Vai trò của KTNB sẽ như một cố vấn đáng tin cậy và đối tác chiến lược cho dự án./.
.jpg "Công bố Quyết định kiểm toán tại tỉnh Quảng Ngãi")
