Theo Bản ghi nhớ, việc tổ chức gặp gỡ, trao đổi của hai bên trên nguyên tắc 3 tháng mỗi bên luân phiên tổ chức gặp gỡ, thảo luận 1 lần hoặc gặp đột xuất khi phát sinh khó khăn, vướng mắc cần phối hợp giải quyết giữa 2 tỉnh/khu; địa điểm, hình thức gặp gỡ, trao đổi do hai bên thỏa thuận. Thiết lập đường dây nóng, cử đầu mối liên lạc giữa hai bên để kịp thời trao đổi, giải quyết những vấn đề phức tạp phát sinh trong quá trình triển khai xây dựng thí điểm cửa khẩu thông minh.
10 ngày làm việc trước gặp gỡ, trao đổi, hai bên sẽ cung cấp nội dung gặp gỡ, trao đổi cho đối phương nghiên cứu và thông báo thời gian tổ chức. Trường hợp vì lý do công tác đột xuất, thời gian cung cấp nội dung gặp gỡ, trao đổi có thể lùi lại nhưng không quá 5 ngày làm việc. Trường hợp gặp đột xuất sẽ thông báo và cung cấp nội dung gặp gỡ, trao đổi trước ít nhất 1 ngày.
Bên cạnh đó, tổ chuyên trách có trách nhiệm báo cáo Bản ghi nhớ hoặc Biên bản gặp gỡ, trao đổi đã được hai bên thống nhất cho các Bộ, ngành liên quan của mỗi nước, đồng thời bám sát tình hình phản hồi và phê chuẩn.
Tổ chuyên trách kịp thời báo cáo các lãnh đạo chủ chốt chính quyền hai tỉnh/khu về các vấn đề quan trọng trong việc triển khai xây dựng thí điểm cửa khẩu thông minh để trao đổi giải quyết. Các vấn đề và hạng mục quan trọng cần cấp quốc gia phối hợp thúc đẩy sẽ do tổ chuyên trách gửi đến các cơ quan có liên quan của mỗi nước để nghiên cứu giải quyết.
Việc ký kết Bản ghi nhớ có ý nghĩa quan trọng nhằm quán triệt sâu sắc hơn việc thực hiện Thỏa thuận khung về cùng thúc đẩy xây dựng thí điểm cửa khẩu thông minh giữa UBND tỉnh Lạng Sơn (Việt Nam) và Chính phủ Nhân dân Khu tự trị dân tộc Choang Quảng Tây (Trung Quốc) đã ký kết, thúc đẩy nhanh chóng xây dựng thí điểm cửa khẩu thông minh biên giới Việt-Trung./.