Các nhân tố tạo nên cuộc kiểm toán thành công

Sự cân bằng giữa 3 nhân tố

Theo Quỹ Kiểm toán và Trách nhiệm giải trình Canada (CAAF), con người, nội dung và quy trình chính là 3 nhân tố quyết định sự thành công của một cuộc kiểm toán. Một cuộc kiểm toán thành công không thể thiếu việc xây dựng nội dung tốt, trong đó bao gồm việc xác định nội dung, phạm vi kiểm toán, cũng không thể thiếu việc đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình và càng không thể không có mối quan hệ tốt giữa con người với các bên liên quan.

Trong đó, về con người, kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán cần xây dựng và duy trì các mối quan hệ bên trong và bên ngoài; cần được thử thách và phát triển các kỹ năng mới. Cùng với đó, đoàn/tổ kiểm toán có tinh thần tốt và có những trải nghiệm tích cực; đồng thời phát huy được sự tham gia của đơn vị được kiểm toán vào cuộc kiểm toán (phát hiện, kiến nghị).

Về nội dung, cuộc kiểm toán cần tập trung vào các vấn đề trọng yếu. Báo cáo kiểm toán phải dựa trên bằng chứng kịp thời, phù hợp, báo cáo rõ ràng các phát hiện hữu ích, đúng đối tượng, thời điểm phù hợp, khả thi và có thể đạt được. Đặc biệt, các kiến nghị kiểm toán phải đi sâu giải quyết được nguyên nhân, gốc rễ vấn đề, hướng tới người sử dụng báo cáo và phải có tác động dẫn đến sự thay đổi, cũng như có giá trị tăng thêm cho đơn vị được kiểm toán, cho Quốc hội, Chính phủ, các cơ quan dân cử.

Về quy trình, kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán cần tuân thủ đúng các quy trình, chuẩn mực kiểm toán, đảm bảo tiến độ, kinh phí, tính hiệu lực, hiệu quả; đồng thời liên tục đổi mới, áp dụng các cải tiến mới nhằm gia tăng năng lực và danh tiếng của KTNN.

Theo đó, trong suốt quá trình kiểm toán (bao gồm việc lập kế hoạch, kiểm tra và báo cáo), kiểm toán viên cần tập trung vào cả 3 nhân tố thiết yếu này. Việc này cũng giống như việc chúng ta sử dụng chiếc ghế đẩu 3 chân, nếu các chân ghế không bằng nhau thì có thể gây khó chịu. Kiểm toán cũng vậy, nếu không chú ý đến 3 nhân tố chính, cuộc kiểm toán sẽ bị “loạng choạng”, chúng ta cũng có thể ngã ngay lập tức. Đơn cử, nếu chúng ta quá tập trung vào con người mà lơ là hai yếu tố còn lại sẽ khiến thời gian có thể bị quá hạn, báo cáo thiếu tác động, ai cũng có quyền phủ quyết dẫn đến khó thống nhất; hay sự dễ dãi trong việc cho phép kiểm toán viên vắng mặt sẽ làm cho công việc của những người khác bị trì hoãn... Còn nếu chúng ta chỉ tập trung vào nội dung, thì kiểm toán viên có thể bị kiệt sức khi phạm vi kiểm toán ngày càng mở rộng, thời gian làm thêm giờ liên tục. Chưa kể, hồ sơ kiểm toán lộn xộn, xuất hiện rủi ro vì chưa thu thập và lưu trữ đầy đủ bằng chứng; cũng như không đảm bảo các thủ tục kiểm soát chất lượng và chuẩn mực kiểm toán; trễ hạn. Và nếu chỉ tập trung vào quy trình, có nghĩa chúng ta chỉ chú ý vào việc tuân thủ các chuẩn mực, hồ sơ, mẫu biểu mẫu kiểm toán, sẽ dẫn tới sự quá tải với các thủ tục giấy tờ; nhưng nội dung không phù hợp và nguồn lực bị lãng phí.

Bởi vậy, việc cân bằng giữa 3 nhân tố nêu trên là vô cùng quan trọng. Song, chúng ta cần lưu ý rằng, việc này không phải là chia đều mà là sự cân bằng động. Sẽ có những thời điểm, kiểm toán viên có thể chưa có sự cân bằng, nhưng điều quan trọng là kiểm toán viên cần quan tâm, phát hiện và hành động để đảm bảo sự cân bằng động giữa 3 nhân tố. Và cuối cùng, chất xúc tác để giữ chiếc ghế 3 chân vững chắc chính là keo kết dính. Chúng ta có thể hiểu, keo là phán đoán chuyên môn mà các nhà lãnh đạo cần thực hiện. “3 nhân tố này phải được thực hiện đồng thời, không tách biệt cùng với chất kết dính là các xét đoán chuyên môn của các nhà lãnh đạo” - báo cáo của CAAF chỉ rõ.

Làm gì để đảm bảo 3 nhân tố nêu trên trong một cuộc kiểm toán?

Để đảm bảo 3 nhân tố nêu trên trong một cuộc kiểm toán thành công, về mặt con người, trước hết, mỗi kiểm toán viên cần đảm bảo thể chất và tinh thần để thực hiện cuộc kiểm toán. Bên cạnh đó, kiểm toán viên cần quan tâm các yếu tố bên trong và bên ngoài, giữa nhóm và cá nhân để xây dựng và duy trì các mối quan hệ, gắn kết tập thể, cũng như giải quyết xung đột nhanh chóng. Mỗi thành viên đều chấp nhận các quyết định và sự đồng thuận của nhóm. Về mặt giao tiếp (lời nói và văn bản), mỗi thành viên cần biết lắng nghe và đóng góp ý kiến. Cuối cùng, mỗi kiểm toán viên cần phát triển bản thân bằng cách thiết lập mục đích/mục tiêu, tích cực tiếp nhận và hành động dựa trên phản hồi; đồng thời tham gia đánh giá kết quả làm việc của chính bản thân.

Về đảm bảo nhân tố nội dung, kiểm toán viên cần làm tốt công tác khảo sát thu thập thông tin, xác định phạm vi, trao đổi với đơn vị được kiểm toán ở tất cả các cấp độ, dành thời gian để suy nghĩ về tư duy chiến lược, tư duy sáng tạo và tư duy phê bình. Đồng thời, cần quan tâm đến nội dung, tìm kiếm các bằng chứng và lập luận thuyết phục, xác định nguyên nhân cốt lõi và đưa ra kiến nghị, quan điểm phản biện có chất lượng, có tầm ảnh hưởng.

Đối với việc đảm bảo quy trình, kiểm toán viên cần nâng cao ý thức về việc quản lý chất lượng, tuân thủ các phương pháp, chuẩn mực, yêu cầu của cơ quan; đồng thời cần nhận diện và quản lý rủi ro. Cuộc kiểm toán cần đi đúng hướng và hoàn thành đúng các mốc quan trọng, tuân thủ các phạm vi cải tiến. Một việc cũng vô cùng quan trọng là kiểm toán viên cần nhận diện các cơ hội để cải tiến các quy trình đang có. Việc cải tiến không nhất thiết chỉ quan tâm đến những cải tiến lớn mà có thể bắt đầu từ những việc rất nhỏ như làm rõ các mẫu biểu trong quá trình thực hiện kiểm toán.

Vấn đề mấu chốt, để đảm bảo thành công cho một cuộc kiểm toán, mỗi kiểm toán viên trong đoàn/tổ kiểm toán cần hiểu rằng, mình có thể tham gia điều hành cuộc kiểm toán phù hợp với từng vị trí được phân công, kể cả khi chỉ là một tổ viên thông qua việc đóng góp ý kiến, công sức vào quá trình thực hiện cuộc kiểm toán.

Bởi vậy, khi thực hiện kiểm toán, mỗi kiểm toán viên cần chú ý đến cả 3 nhân tố này ở mỗi giai đoạn và trong suốt quá trình kiểm toán. Mục đích cuối cùng của kiểm toán viên và của đoàn kiểm toán không gì khác, chính là thực hiện một cuộc kiểm toán thành công./.