Những kết quả quan trọng
Làm công tác tổng hợp và quản lý hồ sơ kiểm toán, Kiểm toán viên Nguyễn Thị Rô Kim (Kiểm toán nhà nước - KTNN khu vực V) cho biết, với bộ phận làm công tác tổng hợp, kiểm soát hồ sơ luôn là công việc tốn kém thời gian và kiểm toán viên… ngại làm nhất.
Nhờ có số hóa mà công việc của bộ phận làm công tác tổng hợp được giảm đi rất nhiều. "Việc tiếp cận tài liệu để tra cứu, phục vụ cho hoạt động kiểm toán cũng được đơn giản hóa và thuận tiện hơn trước và có thể tiếp cận tài liệu ở bất cứ đâu, thay vì phải đến cơ quan, nơi lưu trữ tài liệu" - Kiểm toán viên Nguyễn Thị Rô Kim chia sẻ.
Tuy nhiên, để có được sản phẩm tài liệu lưu trữ trên không gian số đảm bảo tiện ích đòi hỏi bộ phận làm công tác số hóa tài liệu, hồ sơ kiểm toán phải tỉ mỉ, chính xác tuyệt đối ngay từ các khâu rà soát, nhập liệu lên hệ thống.
KTNN khu vực V cũng là một trong những đơn vị triển khai ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào hoạt động của đơn vị, trong đó có nhiệm vụ số hóa hồ sơ kiểm toán.
Kiểm toán trưởng KTNN khu vực V Nguyễn Đức Tín cho biết, đến nay, đơn vị đã hoàn thành số hóa hồ sơ kiểm toán (bao gồm hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán và hồ sơ kiểm tra thực hiện kiến nghị) của các đoàn kiểm toán trong năm 2022; thực hiện in và dán mã vạch hồ sơ kiểm toán cho các đoàn kiểm toán và kiểm tra kiến nghị thực hiện trong năm 2023. Đồng thời, đơn vị đã cập nhật đầy đủ kết quả kiểm toán, kết quả kiểm tra thực hiện kiến nghị vào phần mềm của ngành; cập nhật đầy đủ tiến độ kiểm toán của các cuộc kiểm toán theo quy định.
Trực tiếp tham gia vào công tác rà soát hồ sơ, Kiểm toán viên Nguyễn Trọng Hiệp (KTNN khu vực VI) cho biết, hồ sơ kiểm toán sau khi được hoàn thiện sẽ được phân loại, đóng thành bộ đầy đủ sau đó dán nhãn lên từng hồ sơ. Công việc tưởng chừng đơn giản, nhưng lại rất dễ nhầm lẫn, do số lượng hồ sơ lưu trữ lớn, hồ sơ thường xuyên được sử dụng nên hay xáo trộn các tài liệu…
Sau khi hoàn thiện khâu rà soát, dán nhãn, đơn vị kiểm toán sẽ phối hợp với Trung tâm Tin học thực hiện nhiệm vụ scan hồ sơ để đưa lên hệ thống của Ngành và quản lý thông qua phần mềm.
Đến hết tháng 2/2024, có 144/222 Báo cáo kiểm toán thuộc Kế hoạch kiểm toán năm 2023 (đã loại trừ 23 Báo cáo kiểm toán phát hành theo hình thức Mật của KTNN chuyên ngành Ia và Ib; 02 Báo cáo kiểm toán của KTNN chuyên ngành VI, 04 Báo cáo kiểm toán của KTNN chuyên ngành VII) đã phát hành được số hóa theo quy định để cung cấp cho Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội (đạt 65%).
Tại Hội nghị giao ban toàn Ngành, các đơn vị kiểm toán đều khẳng định vai trò và lợi ích to lớn mà công tác số hóa hồ sơ kiểm toán mang lại; đồng thời cam kết sẽ nỗ lực hơn nữa để đáp ứng các yêu cầu số hóa đảm bảo tiến độ.
Theo Trung tâm Tin học, khi hồ sơ được số hóa, việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, thay vì phải tìm kiếm trong những kho hồ sơ lưu trữ bằng giấy in như trước đây. Bên cạnh đó, số hóa hồ sơ mang lại khả năng bảo mật thông tin tốt hơn. Các biện pháp bảo mật như mã hóa và quản lý quyền truy cập được áp dụng để đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin quan trọng. Việc tạo bản sao lưu dự phòng cũng trở nên dễ dàng, đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ và có thể khôi phục khi cần.
“Số hóa đã góp phần quan trọng giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ kiểm toán, phục vụ thiết thực cho công tác quản lý của lãnh đạo Ngành; cũng như thuận lợi trong khai thác các dữ liệu có liên quan phục vụ cho hoạt động kiểm toán” - lãnh đạo Trung tâm Tin học cho biết.
Tiếp tục cải tiến hệ thống lưu trữ số hóa…
Với những lợi ích to lớn mang lại, số hóa hồ sơ kiểm toán là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Ngành và đang được các đơn vị trong toàn Ngành tập trung thực hiện.
Theo đó, không chỉ phối hợp với Trung tâm Tin học để thực hiện quy trình số hóa, nhờ tăng cường đào tạo nguồn nhân lực am hiểu công nghệ thông tin, nhiều đơn vị còn chủ động tổ chức số hóa đối với các hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra kiến nghị các năm.
Để có được kết quả này, một phần còn là nhờ KTNN tiếp tục đổi mới, đơn giản hóa cách thức khai thác, sử dụng các phần mềm, mang lại tiện ích cho người dùng mà vẫn đảm bảo tính bảo mật cao.
Theo đại diện lãnh đạo Trung tâm Tin học - đơn vị được giao nhiệm vụ hỗ trợ các đơn vị kiểm toán cập nhật, lưu trữ hồ sơ lên hệ thống, từ năm 2021, đơn vị đã thiết lập cấu trúc mã tài liệu của hồ sơ kiểm toán lên Phần mềm Số hóa theo Quyết định số 04/2020/QĐ-KTNN của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán, chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán của KTNN.
Trong năm 2022, Trung tâm Tin học đã thực hiện điều chỉnh giao diện Phần mềm Số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán theo bộ nhận diện phần mềm của KTNN để giúp việc quản lý, phân quyền, tìm kiếm, khai thác hồ sơ kiểm toán dễ dàng, hiệu quả hơn. Theo chỉ đạo của lãnh đạo KTNN, đơn vị đang tiếp tục tổ chức hướng dẫn sử dụng giao diện mới của Phần mềm Số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán, công tác đánh mã vạch.
Trong quá trình triển khai thực tế, Trung tâm Tin học và các đơn vị tiếp tục phối hợp cùng các đơn vị kiểm toán rà soát, hoàn thiện hệ thống, trong đó đơn vị đã nghiên cứu cấu trúc mã mới nhằm đảm bảo mã gắn theo tài liệu được định danh là duy nhất trên Phần mềm, chứa đựng đầy đủ thông tin, giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm, khai thác tài liệu...
Theo Giám đốc Trung tâm Tin học Phạm Thị Thu Hà, đơn vị đã hoàn thiện dự thảo “Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán”, trình Lãnh đạo KTNN phương án, kế hoạch triển khai rà soát, chuẩn hóa, làm sạch và cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin, số liệu về kết quả kiểm toán, thực hiện kiến nghị kiểm toán; cập nhật số liệu trên phần mềm…
Trước đó, tại buổi làm việc với KTNN khu vực VI, Tổng Kiểm toán nhà nước lưu ý, trong bối cảnh nhiệm vụ của KTNN ngày càng nặng nề với yêu cầu ngày càng cao, các đơn vị cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kiểm toán, trong đó có số hóa hồ sơ kiểm toán là yêu cầu cấp bách để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành cũng như phục vụ hoạt động kiểm toán.
Đây không chỉ là xu thế, mà còn giúp mang lại lợi ích thiết thực cho mỗi đơn vị kiểm toán, từng kiểm toán viên khi thực hiện lưu trữ, tra cứu trong điều kiện kiểm toán viên thường xuyên công tác xa cơ quan.
