Đoàn công tác của KTNN Việt Nam trong buổi làm việc với SAI Malaysia. Ảnh:XUÂN BÁCH
Công tác tổ chức, thành lập các Ban và Tiểu ban
SAI Malaysia thành lập một Ban Chỉ đạo tổ chức Đại hội ASOSAI 13 do Tổng Kiểm toán làm Trưởng ban, thành viên của Ban Chỉ đạo gồm các Phó Tổng Kiểm toán và Vụ trưởng của một số Vụ có liên quan. Đặc thù về cơ cấu tổ chức của SAI Malaysia trực thuộc Chính phủ do vậy công tác phối hợp với các Bộ, ban, ngành khác có nhiều thuận lợi hơn.
Để triển khai các công việc tổ chức Đại hội, dưới Ban Chỉ đạo, SAI Malaysia thành lập 11 Tiểu ban về từng lĩnh vực cụ thể: tài chính, hậu cần - lễ tân, vận tải, an ninh và y tế, truyền thông, tiệc chiêu đãi và quà tặng, Hội nghị chuyên đề, điều hành hoạt động, thư ký, triển lãm hình ảnh, chương trình cho người đi cùng các đại biểu, chương trình tổng thể.Liên quan đến công tác nội dung, SAI chủ nhà cần xác định được danh sách các tài liệu chính cần chuẩn bị tương ứng với 3 loại tài liệu, gồm các bộ: Tài liệu làm việc, tài liệu kỹ thuật và tài liệu quản trị. Trong bộ tài liệu làm việc bao gồm các tài liệu liên quan đến cuộc họp giữa Ban Thư ký và Ủy ban Phát triển năng lực (UBPTNL); giữa Ban thư ký-IDI-UBPTNL; cuộc họp của UBPTNL; Nhóm nòng cốt quản lý Kế hoạch chiến lược ASOSAI; kỳ họp BĐH lần thứ 52; phiên họp toàn thể lần thứ 1; Hội nghị chuyên đề lần thứ 7; phiên họp toàn thể lần thứ 2; kỳ họp BĐH lần thứ 53. Bộ tài liệu kỹ thuật bao gồm: Mẫu tờ khai thông tin đăng ký; sổ tay Đại hội; sổ tay chương trình văn hóa; sổ tay Hội nghị chuyên đề; chương trình nghị sự; thông tin cần thiết khác… Bộ tài liệu quản trị sẽ bao gồm: Đề án tổ chức Đại hội; Kế hoạch tổng thể; Kế hoạch hành động; báo cáo tiến độ; kịch bản điều hành các phiên họp; bài phát biểu…
Tổng Thư ký ASOSAI (SAI Hàn Quốc) chịu trách nhiệm chuẩn bị Chương trình Đại hội (các phiên toàn thể, họp BĐH) và toàn bộ tài liệu phục vụ Đại hội, phụ trách việc chuẩn bị các tài liệu, báo cáo từ các ban, nhóm (BĐH, Ban Thư ký, Đề án nghiên cứu, Ủy ban kiểm toán), đôn đốc gửi báo cáo trước khi tổ chức Đại hội ít nhất 1 tháng.
Đại hội ASOSAI 13 có 2 Ban Thư ký: Ban Thư ký của ASOSAI (SAI Hàn Quốc) và Ban Thư ký của Đại hội (SAI Malaysia). Ban Thư ký của ASOSAI thực hiện nhiệm vụ theo quy định của ASOSAI; Ban Thư ký của Đại hội (SAI Malaysia) có nhiệm vụ điều phối chung các hoạt động tổ chức.
Theo thông lệ, địa điểm tổ chức Đại hội thường được chọn là khách sạn nơi các đại biểu nghỉ ngơi. Công tác hậu cần phải chuẩn bị chu đáo về kế hoạch đi lại (bố trí xe cộ, lịch trình…); công tác tổ chức, nhân sự, phân công nhiệm vụ của bộ phận đưa, đón các đại biểu (số lượng, trách nhiệm của các thành viên, cơ chế phối hợp giữa cán bộ của KTNN và tình nguyện viên, chế độ báo cáo…) cũng như kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh khác.
Trước thời điểm tổ chức Đại hội, SAI Malaysia tập trung vào việc thiết kế băng rôn, khẩu hiệu quảng bá về Đại hội ASOSAI 13 và lựa chọn các vị trí chiến lược để trưng bày. Tổng Kiểm toán nước chủ nhà đã tổ chức một buổi tọa đàm trên Truyền hình quốc gia nhằm giới thiệu về Đại hội ASOSAI 13.
SAI Malaysia cũng đã phối hợp và áp dụng quy trình an ninh của Lực lượng cảnh sát hoàng gia Malaysia, bố trí kiểm soát an ninh trong suốt quá trình diễn ra Đại hội. Ngoài ra, Lực lượng cảnh sát hoàng gia Malaysia cũng cung cấp dịch vụ vệ sỹ cho 2 đại biểu cấp nguyên thủ quốc gia (Chủ tịch INTOSAI và Chủ tịch đương nhiệm ASOSAI).
SAI Malaysia thiết lập cơ chế phối hợp với Bộ Y tế, Sở Y tế tại Kuala Lumpur và Putrajaya - 2 nơi tổ chức các sự kiện chính, liên quan của Đại hội ASOSAI 13 - thống nhất việc các đại biểu ASOSAI được miễn phí tiền viện phí, sử dụng dịch vụ hỗ trợ y tế 24/24h, 1 xe cấp cứu trực sẵn tại khách sạn và đi theo đoàn khi có Chương trình tham quan.
Khoảng 1 năm trước khi tổ chức Đại hội, SAI Malaysia xây dựng Trang thông tin điện tử riêng về Đại hội ASOSAI 13 lồng trong Trang điện tử của SAI Malaysia. Nội dung chủ yếu gồm các mục: Tài liệu; đăng ký tham dự Đại hội; Ban Thư ký; nơi diễn ra Đại hội. SAI Malaysia sẵn sàng chuyển giao công nghệ bỏ phiếu điện tử và cử chuyên gia sang Việt Nam hỗ trợ công tác vận hành áp dụng tại Đại hội ASOSAI 14.
XUÂN BÁCH - Vụ Hợp tác quốc tế
