Giao dịch các bên liên quan và rủi ro cần kiểm soát
Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển kinh tế (OECD), các bên liên quan trong tổ chức rất đa dạng, bao gồm những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có lợi ích liên quan đến hoạt động của tổ chức, có thể ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng bởi các quyết định, chính sách và hoạt động của tổ chức đó. Việc nhận diện và quản lý quan hệ với các bên liên quan đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị bền vững và bảo đảm tính minh bạch của tổ chức.
Các bên liên quan có thể bao gồm cổ đông, nhà đầu tư, người lao động, khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức xã hội. Mỗi nhóm đều có lợi ích và kỳ vọng riêng. Vì vậy, nếu không được quản lý hiệu quả, các xung đột lợi ích hoặc áp lực từ bên ngoài có thể trở thành rủi ro lớn đối với hoạt động của tổ chức.
Giao dịch giữa các bên liên quan có thể mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp thông qua các hợp đồng. Sự tương tác chặt chẽ giữa các bên liên quan cho phép họ giảm chi phí giao dịch so với các giao dịch độc lập. Tuy nhiên, nhiều quan điểm cho rằng các giao dịch của các bên liên quan có thể tạo ra cơ hội trực tiếp cho các nhà quản lý, giám đốc và nhà đầu tư thu lợi từ các cổ đông thiểu số, hoặc trở thành cơ chế quản lý lợi nhuận mà qua đó các nhà quản lý thao túng lợi nhuận hướng tới các mục tiêu mong muốn. Điều này làm giảm giá trị doanh nghiệp, suy giảm chất lượng báo cáo tài chính và gia tăng nguy cơ sai sót trọng yếu.
Các giao dịch điển hình giữa các bên liên quan bao gồm: Mua bán hàng hóa; mua bán bất động sản và/hoặc tài sản; thuê bất động sản và/hoặc tài sản; cung cấp hoặc nhận dịch vụ; chuyển giao tài sản vô hình (nghiên cứu và phát triển, nhãn hiệu thương mại, thỏa thuận cấp phép…); các giao dịch liên quan đến việc cung cấp vốn. Giao dịch với các bên liên quan nếu không được kiểm soát đúng cách có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro như:
Xung đột lợi ích: Khi giám đốc điều hành hoặc thành viên hội đồng quản trị của công ty tham gia vào các giao dịch với những thực thể mà họ có cổ phần cá nhân, điều này có thể dẫn đến việc ra quyết định thiên vị và đối xử ưu đãi không vì lợi ích tốt nhất của tổ chức.
Báo cáo tài chính không chính xác: Giao dịch với các bên liên quan có thể được ghi nhận không đúng cách, che giấu hoặc công bố không đầy đủ, làm sai lệch tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động thực sự của công ty.
Vi phạm quy định và pháp luật: Nhiều quốc gia có các quy tắc và quy định nghiêm ngặt về việc công bố và phê duyệt các giao dịch với bên liên quan. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các khoản phạt nặng và hậu quả pháp lý.
Thiệt hại về uy tín: Nhận thức về sự thiếu minh bạch hoặc tư lợi trong các giao dịch với bên liên quan - ngay cả khi không có căn cứ - cũng có thể làm suy yếu nghiêm trọng uy tín và lòng tin của công chúng đối với doanh nghiệp.
Lập kế hoạch kiểm toán gắn liền với nhận diện rủi ro
Trong kế hoạch kiểm toán, giao dịch với các bên liên quan được coi là khu vực có rủi ro cao vì bản chất các giao dịch này có thể bị che giấu, thao túng hoặc không tuân thủ nguyên tắc thị trường, dẫn đến rủi ro sai sót trọng yếu (cả do gian lận và do nhầm lẫn). Để phát hiện các giao dịch với bên liên quan, KTV cần hiểu rõ bản chất, quy mô và độ phức tạp của tổ chức, kết hợp sử dụng “sơ đồ gia phả” hoặc cấu trúc nhóm khách hàng, nhà cung cấp…
Đồng thời, KTV cần phỏng vấn lãnh đạo cấp cao, thảo luận về những thay đổi so với kỳ trước và ghi nhận các lý giải cho sự thay đổi đó. Đây là cơ sở để KTV hiểu rõ bản chất của các mối quan hệ và giao dịch, từ đó xem xét tác động của các mối quan hệ và giao dịch với các bên liên quan nhằm phát hiện những giao dịch chưa được công khai. Khi lập kế hoạch kiểm toán đối với các giao dịch với bên liên quan, KTV cần duy trì thái độ thận trọng nghề nghiệp và tăng cường xét đoán chuyên môn để thu thập bằng chứng, tìm hiểu dấu hiệu gian lận (nếu có) trong các giao dịch này.
Bên cạnh đó, KTV cần trao đổi về các bên liên quan với những bộ phận khác trong doanh nghiệp như thuế, kế toán hoặc tài chính doanh nghiệp. KTV cần đặc biệt chú ý đến các giao dịch với bên liên quan có nguy cơ xảy ra gian lận như: Thông qua các hợp đồng ủy thác; thành viên của công ty đối tác có quan hệ thân quen gần gũi nhưng không cùng họ; không tiết lộ danh tính của người được ủy thác hoặc người thụ hưởng; giao dịch mua bán tài sản không theo nguyên tắc thị trường; mua tài sản dư thừa so với nhu cầu; các giao dịch vốn chủ sở hữu phức tạp hoặc tái cấu trúc mà không có lý do kinh doanh rõ ràng.
KTV cũng cần lưu ý các khoản vay với lãi suất bằng 0 hoặc được giảm lãi đáng kể; các khoản vay không có tài sản bảo đảm hoặc được bảo lãnh ưu tiên; các thỏa thuận cho vay bất thường với giám đốc hoặc gia đình của họ; việc liên tục gia hạn các khoản vay mà không trả nợ; thiếu hoặc không có đầy đủ giấy tờ chứng minh khoản vay; các khoản vay bổ sung được cấp mặc dù dòng tiền của doanh nghiệp có vấn đề; thay đổi nhà cung cấp mà không thông qua quy trình đấu thầu hoặc với các điều khoản kém thuận lợi hơn; các giao dịch quan trọng hoặc bất thường vào cuối năm tài chính.
Trên cơ sở xác định bên liên quan và nhận diện rủi ro, KTV sử dụng kiến thức về hoạt động của doanh nghiệp, kết hợp với phân tích chính sách kế toán, quy trình kiểm soát nội bộ và thông tin từ các cuộc trao đổi với ban điều hành để đánh giá mức độ rủi ro (cao, trung bình, thấp). Với những rủi ro cao - như các giao dịch phức tạp, giá trị lớn hoặc nằm ngoài hoạt động kinh doanh thông thường và có ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo tài chính - khi lập kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp để ứng phó với rủi ro. Các thủ tục này bao gồm tăng cường kiểm tra chi tiết đối với các giao dịch đáng ngờ, kết hợp sử dụng các kỹ thuật như gửi thư xác nhận tới ngân hàng, thực hiện thủ tục phân tích, kiểm tra tài liệu, soát xét tính hợp lý của các thuyết minh và công bố thông tin.
Các rủi ro đối với giao dịch giữa các bên liên quan chủ yếu tập trung vào rủi ro hoạt động. Trên cơ sở nghiên cứu và đánh giá các bên liên quan, KTV nhận định những rủi ro có thể xảy ra và xây dựng lịch trình, lập kế hoạch kiểm toán một cách kỹ lưỡng, tập trung vào các rủi ro sai lệch trọng yếu. Đồng thời, KTV cần duy trì thái độ thận trọng nghề nghiệp và tuân thủ đạo đức, chuẩn mực nghề nghiệp để đưa ra các xét đoán khách quan./.
