6 bài học giúp kiểm toán nội bộ phòng chống gian lận trong tổ chức

KTNB từ lâu đã được coi là công cụ để phát hiện và điều tra thay vì chủ động ngăn chặn gian lận. Tuy nhiên, các vụ gian lận nổi bật gần đây và những tiến bộ công nghệ tạo điều kiện cho hành vi gian lận trở nên phức tạp hơn, điều này đặt ra yêu cầu cấp bách đòi hỏi các kiểm toán viên nội bộ phải chủ động giải quyết rủi ro gian lận.

Theo Báo cáo của Hiệp hội các nhà điều tra gian lận (ACFE) năm 2024, KTNB có thể mang lại nhiều giá trị hơn cho tổ chức thông qua các chương trình kiểm toán mạnh mẽ giúp giảm tổn thất và thời gian, phòng ngừa gian lận. Các chuyên gia của ACFE đã rút ra bài học và hành động cụ thể hỗ trợ KTNB tập trung hơn vào hoạt động chống gian lận.

Chủ động phát hiện gian lận 

ACFE chỉ ra rằng, các tổ chức không tích cực tìm kiếm gian lận có thể gặp phải các âm mưu kéo dài lâu hơn và chịu mức chi phí cao hơn. Hầu hết các kế hoạch gian lận được phát hiện một cách thụ động đều có liên quan đến tổn thất trung bình cao hơn và thời gian dài hơn.

Ngược lại, các âm mưu được phát hiện thông qua các phương pháp chủ động như kiểm toán, xem xét của lãnh đạo, kiểm tra tài liệu, giám sát… sẽ giúp giảm được thời gian và tổn thất.

Để có thể hỗ trợ phòng chống gian lận, kiểm toán viên thường xuyên tìm kiếm những điểm yếu trong kiểm soát làm tăng rủi ro gian lận thông qua hoạt động kiểm toán. Việc xem xét kỹ lưỡng các biện pháp kiểm soát có thể giúp kiểm toán viên phát hiện ra những khiếm khuyết làm tăng rủi ro, kịp thời tư vấn cho ban quản lý để có biện pháp kiểm soát trước khi chúng bị lợi dụng.

Đầu tư vào ngăn chặn thay vì chấp nhận tổn thất

Thống kê của ACFE cho thấy, các tổ chức thường xuyên chấp nhận mất 5% doanh thu hằng năm do gian lận, với tổn thất trung bình cho mỗi trường hợp là 1,7 triệu USD. Rõ ràng, việc bù đắp các khoản doanh thu bị mất sẽ khiến các tổ chức tốn nhiều nhân công và các chi phí hơn, trong khi với số tiền nhỏ hơn, họ có thể ngăn chặn các khoản lỗ hoặc ngăn chặn gian lận từ sớm.

Nhiều tổ chức cho biết, hạn chế về ngân sách thách thức khả năng đầu tư vào hoạt động chống gian lận của họ. Tuy nhiên, trên thực tế, một số khoản đầu tư (quy tắc ứng xử, đường dây nóng) yêu cầu ít kinh phí, còn những khoản đầu tư khác về đào tạo nhận lực, tăng cường nguồn lực phòng chống gian lận cho KTNB/người kiểm tra rủi ro và gian lận sẽ mang lại hiệu qua lâu dài.

Đào tạo nâng cao nhận thức làm giảm tổn thất và thời gian gian lận

Nghiên cứu của ACFE nhấn mạnh, các tổ chức tập trung vào đào tạo nâng cao nhận thức về gian lận giúp giảm chi phí và thời gian gian lận trung bình gần gấp đôi so với các tổ chức bỏ qua hoạt động này. Hơn nữa, gian lận thường được phát hiện từ sớm trong các tổ chức chủ động đào tạo.

Thực tế, nhiều nhân viên không biết gian lận là như thế nào, thậm chí họ ngạc nhiên khi được thông báo rằng một số hành vi nhất định bị coi là gian lận hoặc không đúng mực.

Ngược lại, những nhân viên được đào tạo về gian lận có nhiều khả năng phát hiện và báo cáo các hành vi gian lận mà họ thấy. Hành động này không chỉ làm giảm gian lận và thời gian tồn tại của nó mà còn tạo ra một nền văn hóa tích cực trong tổ chức.

Kiến thức của KTNB về quản lý rủi ro gian lận, kiểm soát và các điểm nóng có thể giúp nhân viên ở mọi cấp độ hiểu cách họ có thể giúp ngăn chặn gian lận.

Đồng thời, kiểm toán viên cũng giúp tạo ra văn hóa nhận thức về gian lận bằng cách thường xuyên nói về gian lận trước khi nó xảy ra, khuyến khích thảo luận và cung cấp kiến ​​thức cho toàn tổ chức về các rủi ro, biện pháp kiểm soát và báo cáo gian lận chính. Các bản tin hoặc thông tin liên lạc định kỳ cũng có thể giúp phát hiện gian lận, các âm mưu phổ biến hoặc các rủi ro gian lận lớn.

Công khai thông tin về gian lận

Thống kê của ACFE chỉ ra rằng, có tới 52% thủ thuật gian lận đến từ nhân viên, 21% đến từ khách hàng và 11% đến từ nhà cung cấp. Do đó, kiểm toán viên nội bộ nên thường xuyên thông báo tình hình gian lận cho khách hàng và nhà cung cấp.

Khi KTNB càng nhắc nhiều về gian lận với doanh nghiệp thì càng có nhiều khả năng phát hiện gian lận nhanh chóng. Đồng thời, KTNB tư vấn cho ban quản lý về những rủi ro chính và biện pháp khắc phục phù hợp với quan điểm của ban quản lý về rủi ro.

Phát hiện sớm để hạn chế tổn thất

Các âm mưu lừa đảo càng kéo dài thì chúng càng gây ra nhiều thiệt hại. Theo đó, các gian lận bị phát hiện trong vòng 6 tháng có mức chi phí trung bình là 30.000 USD, còn các gian lận kéo dài từ 2-3 năm có mức hậu quả trung bình là 250.000 USD.

ACFE nhấn mạnh rằng, KTNB lập kế hoạch đánh giá rủi ro gian lận có thể tận dụng các phân tích về chi phí để tìm ra điểm nóng gian lận. Đây cũng chính là lý do khiến kiểm toán viên nội bộ có nhiều khả năng phát hiện gian lận nhất (14%).

Trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế, các công cụ công nghệ (AI, phân tích dữ liệu) rất cần thiết để giúp các tổ chức giám sát và kết nối dữ liệu giữa các bộ phận nhằm chủ động giải quyết các rủi ro. Khi công nghệ sàng lọc dữ liệu để xác định các điểm bất thường chính xác hơn với tốc độ nhanh hơn, kiểm toán viên nội bộ có thể tập trung vào các rủi ro gian lận nghiêm trọng.

Cảnh báo gian lận

KTNB có một vị trí quan trọng trong các chương trình chống gian lận của nhiều tổ chức với khả năng phát hiện và báo cáo 45% trường hợp gian lận. Việc tập trung vào phòng ngừa có thể giúp tạo ra sự hiện diện mạnh mẽ hơn nữa, đồng thời củng cố vai trò bảo vệ của KTNB.

Thành công của chiến lược phòng chống gian lận phụ thuộc vào cách tổ chức nhìn nhận và đánh giá vai trò, vị trí của KTNB, đồng thời tạo ra cơ hội để KTNB phát hiện và điều tra gian lận thường xuyên hơn.

Thực tế, kiểm toán viên nội bộ đảm nhiệm vai trò phòng chống gian lận thường bị các phòng ban né tránh. Vì vậy, toàn bộ tổ chức cần tích cực tham gia vào các hoạt động phòng chống gian lận và tạo ra nền văn hóa lành mạnh với các biện pháp kiểm soát chặt chẽ để bảo vệ cả tổ chức và cá nhân./.