Tầm quan trọng của việc sắp xếp hồ sơ kiểm toán

Bảo vệ và kiểm soát quy trình quản lý tài liệu

Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 230 (ISA 230) hướng dẫn lập tài liệu, các giấy tờ liên quan đến hoạt động kiểm toán nhằm hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán; giám sát và xem xét công việc kiểm toán; ghi lại bằng chứng kiểm toán nhằm hỗ trợ việc đưa ra ý kiến ​​của kiểm toán viên. Các doanh nghiệp cũng đã rất quen thuộc với quy định hoàn thành việc sắp xếp hồ sơ kiểm toán cuối cùng sau ngày lập báo cáo kiểm toán, thông thường chậm nhất là 60 ngày kể từ ngày phát hành báo cáo.

Ngoài ra, sau khi sắp xếp hồ sơ kiểm toán, bộ phận KTNB phải có phương pháp phù hợp để bảo vệ tài liệu kiểm toán đã hoàn thành, không xóa hoặc loại bỏ bất kỳ nội dung nào trước khi kết thúc thời gian lưu giữ. Nếu có bất kỳ thay đổi hoặc sửa đổi nào, người thực hiện thay đổi phải ghi chép cẩn thận thời gian và những nội dung liên quan.

Tuy nhiên, các cuộc giám sát đảm bảo chất lượng kiểm toán của ICAEW gần đây cho thấy, hầu hết các công ty phải xem xét lại các quy trình của mình để đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán phù hợp với mục đích và yêu cầu. Bộ phận Đảm bảo chất lượng của ICAEW đã chỉ ra các trường hợp mất tài liệu kiểm toán tại một số công ty. Kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát, đã có một số trường hợp được xác nhận là “không có tài liệu kiểm toán nào được lập đúng cách”.

Hậu quả của việc mất, thiếu hoặc sắp xếp tài liệu sai có thể rất nghiêm trọng và tốn kém. Các cơ quan quản lý kiểm toán sẽ có lý do để hạ thấp tính toàn vẹn của công ty và/hoặc cá nhân liên quan khi nhận thấy các dấu hiệu thay đổi tài liệu kiểm toán. Thậm chí, khi có khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường liên quan đến công việc kiểm toán, các công ty sẽ mất đi khả năng bảo vệ thành công ý kiến của mình vì lý do không có đủ tài liệu lưu trữ.

ICAEW khuyến nghị tất cả các công ty nên có chính sách rõ ràng (bằng văn bản) về việc sắp xếp hồ sơ kiểm toán trong vòng 60 ngày. Đối với các công ty nhỏ, một văn bản quy định có thể đã đủ, nhưng vớ các tông ty lớn, có nhiều nhóm KTNB và danh mục kiểm toán lớn, việc có thêm thêm một số quy trình giám sát để đảm bảo tuân thủ trong việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ là cần thiết. Thực tế, nhiều công ty lớn cho biết, thời hạn 60 ngày là quá dài, nếu các nhóm KTNB không thể cập nhật tài liệu kiểm toán trong vòng 5-7 ngày kể từ ngày ký thì rất có khả năng tài liệu sẽ không được cập nhật hoặc cập nhật không đủ chi tiết.

Tài liệu cần được “khóa” đúng cách

Các quy trình, thủ tục lưu trữ tài liệu kiểm toán phụ thuộc vào định dạng của chính các tài liệu đó. Các biện pháp kiểm soát vật lý đối với các tài liệu giấy sẽ rất khác so với các biện pháp kiểm soát đối tài liệu điện tử. Các biện pháp kiểm soát đối với tài liệu điện tử cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào nền tảng doanh nghiệp sử dụng. Các tài liệu kiểm toán có hiệu lực trong thời gian dài và phải được lưu giữ toàn vẹn cho đến khi hết thời hạn, vì vậy, tất cả cách thức quản lý tài liệu đều phải rõ ràng, được giám sát và phòng tránh rủi ro.

Hồ sơ giấy không phải là hiếm tại các công ty kiểm toán, nhất là các công ty nhỏ, vì vậy, cần có một văn bản chính thức về thời điểm hồ sơ kiểm toán hoàn thành và không được thay đổi. Các chuyên gia khuyến nghị, mỗi bộ hồ sơ kiểm toán cần có thêm một biểu mẫu đơn giản (dán ở mặt trước) ghi lại ngày sắp xếp cuối cùng và bất kỳ thay đổi nào sau đó khi cần thiết. Các hồ sơ nên được lưu trữ ở nơi an toàn, được khóa lại. Nếu hồ sơ được di chuyển hoặc mượn tạm thời (khi bắt đầu cuộc kiểm toán tiếp theo) cần phải ghi lại chính xác thời gian, người mượn, mục đích sử dụng.

Lý tưởng nhất là các tài liệu điện tử được mã hóa trên một nền tảng phần mềm, có thể được “khóa” để không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Thực tế, các tài liệu điện tử có khả năng gặp rủi ro lớn hơn cả các tài liệu giấy vì bất kỳ ai xem tài liệu đều có thể vô tình xóa hoặc thay đổi tài liệu. Do đó, tất cả tài liệu điện tử phải được để ở định dạng “chỉ đọc” và quản trị viên hoặc các biện pháp kiểm soát truy cập sẽ đảm bảo mọi thay đổi đều được ghi lại chi tiết. Nhiều nền tảng cũng sẽ cho phép công ty có sự giám sát tập trung đối với quá trình sắp xếp và hoàn thiện tài liệu kiểm toán.

Việc tuân thủ các yêu cầu của ISA 230 kết hợp với các chính sách sắp xếp và bảo vệ tài liệu hiệu quả không chỉ phục vụ cho mục đích lưu trữ, giám sát hoặc trong trường hợp khiếu nại, tố tụng, mà lợi ích nó mang lại còn rộng hơn. Kỷ luật trong việc lập hồ sơ kiểm toán góp phần tạo nên văn hóa và nâng cao chất lượng kiểm toán. Việc giám sát quy trình lập và hoàn thành hồ sơ kiểm toán có thể đưa ra cảnh báo sớm cho kiểm toán viên và quản lý rủi ro.