RCA là cách tiếp cận để hiểu rõ “Vì sao điều này xảy ra”, trả lời câu hỏi “Tại sao” trong báo cáo của đơn vị được kiểm toán. RCA không phải là một phương pháp đơn lẻ mà là một tư duy đặt câu hỏi “Tại sao” xuyên suốt quá trình kiểm toán. Phương pháp này cho phép phân tích vấn đề theo cả chiều dọc và chiều ngang.
Mọi sự vật đều giống như tảng băng trôi, đơn vị được kiểm toán cũng vậy, phần nổi dễ nhìn thấy chỉ là phần nhỏ, những vấn đề cần kiểm toán là phần chìm lại lớn hơn phần nổi rất nhiều. Chính vì vậy, KTV cần tìm hiểu phần chìm của tảng băng, tư duy RCA rất cần thiết để giúp KTV thực hiện nhiệm vụ này. KTV phải luôn đặt câu hỏi “Tại sao” ngay từ khi bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán cho đến trước khi báo cáo kiểm toán được phát hành.
Việc phân tích nguyên nhân gốc rễ yêu cầu đoàn kiểm toán phải tập trung nguồn lực để xác định đúng vấn đề, sau đó phân tích nguyên nhân, từ đó phát hiện và kiến nghị có giá trị với đơn vị được kiểm toán. Chính vì vậy, RCA có tác động rất lớn đến kết quả cuộc kiểm toán.
Khi lập kế hoạch cuộc kiểm toán, KTV cần đưa ra các câu hỏi tại sao để cùng thảo luận, phân tích nguyên nhân gốc rễ, từ đó xác định mục tiêu kiểm toán để mang lại những kiến nghị nhằm giúp đơn vị được kiểm toán thay đổi so với hiện tại.
Ở mức tối thiểu, khi kiến nghị kiểm toán, KTV cần đặt câu hỏi nguyên nhân gốc rễ là gì, tại sao vấn đề này lại xảy ra, kiến nghị đã phù hợp để giải quyết những hạn chế được kiểm toán phát hiện hay chưa. Điều quan trọng là đoàn kiểm toán cần đưa ra kiến nghị tốt nhất để đơn vị được kiểm toán không lặp lại hạn chế đó.
Tại Canada, việc phân tích nguyên nhân gốc rễ đã tích hợp vào quá trình kiểm toán, các đoàn kiểm toán phải xây dựng ma trận, logic kiểm toán và các nhóm kiểm toán phải phân tích nguyên nhân gốc rễ từ khi lập kế hoạch kiểm toán.
Bốn kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ trong kiểm toán là: 5 câu hỏi “Tại sao”, sơ đồ phân tích xương cá, sơ đồ phân tích nguyên nhân và biểu đồ Pareto.
5 câu hỏi “Tại sao”
Việc đặt câu hỏi “Tại sao” 5 lần về một sự kiện, một vấn đề hoặc một phát hiện kiểm toán hoạt động quan trọng là để tìm câu trả lời, lý giải về hiện tượng (triệu trứng) và đến khá gần với nguyên nhân gốc rễ, tức là giúp KTV tìm được nguyên nhân của vấn đề. Tùy từng vấn đề, KTV có thể đặt 3-7 câu hỏi “Tại sao” cho đến khi tìm được nguyên nhân gốc rễ.
Ví dụ, từ sự việc 1 công ty có nhiều xe ô tô nhưng chưa đáp ứng được mục tiêu, KTV có thể xây dựng 5 câu hỏi: Tại sao đội xe không đạt được chỉ tiêu hoạt động? Xe không hoạt động vì nhiều vấn đề về cơ khí. Tại sao có nhiều vấn đề về cơ khí? Không có đủ kỹ thuật viên tại chỗ để thực hiện bảo dưỡng và sửa chữa. Tại sao không đủ kỹ thuật viên được đào tạo? Không đủ giảng viên để có thể đào tạo kỹ thuật viên. Tại sao không có đủ giảng viên? Nhiều giảng viên cùng nghỉ hưu trong một năm và không có kế hoạch kế cận hoặc tuyển dụng mới.
5 câu hỏi “Tại sao” đơn giản và dễ sử dụng, dễ thích ứng và linh hoạt, có thể đánh giá chuyên nghiệp, gắn kết các thành viên trong nhóm và có thể kết hợp với các kỹ thuật hình ảnh. Tuy nhiên, việc lạm dụng các câu hỏi có thể khiến KTV bỏ lỡ nhiều nguyên nhân và nguyên nhân độc lập, dễ trở lại phỏng đoán hoặc dừng lại ở các triệu chứng, dễ bị thành kiến về nhận thức, không cung cấp cấu trúc để tìm ra các nguyên nhân gốc rễ khả dĩ.
Sơ đồ phân tích xương cá
Sơ đồ phân tích xương cá “Ishikawa” xuất phát từ Nhật Bản để trình bày các nguyên nhân của một sự kiện, người phân tích đưa vấn đề vào “đầu” của con cá, đưa các nhóm phân loại nguyên nhân gốc rễ vào phía đuôi của “bộ xương”, các nguyên nhân đặt ở “xương sườn” của con cá, các nguyên nhân phụ được đặt dưới các nhóm phân loại chính, vấn đề văn hóa chạy suốt ở sống giữa.
Sơ đồ xương cá thể hiện trực quan các nguyên nhân chính, cung cấp bức tranh tổng quan về vấn đề, có thể giúp KTV xác định các mẫu sẽ chọn để phân tích sâu.
Sơ đồ phân tích nguyên nhân
Sơ đồ phân tích nguyên nhân đưa ra cách giải thích bằng hình ảnh về lý do tại sao một sự cố xảy ra; tiết lộ hệ thống nguyên nhân trong một vấn đề; có thể bắt đầu chỉ với một câu hỏi tại sao, sau đó mở rộng nhiều câu hỏi tại sao (nếu cần thiết); có thể là nội dung cơ bản hoặc chi tiết tùy thuộc vào vấn đề.
Sơ đồ phân tích nguyên nhân kết hợp 5 câu hỏi “Tại sao”, phân tích sâu theo chiều dọc và phân tích theo chiều ngang giống sơ đồ xương cá. Sơ đồ này giúp phân tích nguyên nhân - kết quả những vấn đề khá phức tạp với nhiều tầng lớp khác nhau. Ví dụ, với trường hợp máy bay cứu thương không đáp ứng đủ 10% nhiệm vụ, KTV cần phân tích sâu nguyên nhân tại sao không có xe cứu thương ở khu vực lân cận? Xe cứu thương đang bảo dưỡng. Tại sao xe đang bảo dưỡng? Vì xe cứu thương quá cũ. Tại sao xe quá cũ? Vì không có trong kế hoạch đầu tư cơ sở hạ tầng. Tại sao xe cứu thương lại không nằm trong kế hoạch đầu tư cơ sở hạ tầng? Vì ngân sách hạn chế…
Biểu đồ Pareto
Công cụ cuối cùng là Biểu đồ Pareto. Biểu đồ này sử dụng khi đã có rất nhiều dữ liệu. Biểu đồ Pareto được gọi là sơ đồ phân phối Pareto, biến độc lập trên trục hoành; biến phụ thuộc trên trục tung; từ điểm này tới điểm kia minh họa tần suất tích lũy tương đối; thể hiện quy tắc 80/20 (80% hệ quả do 20% nguyên nhân quan trọng nhất gây ra). Từ đó, KTV xác định được đâu là những nguyên nhân quan trọng nhất. Ví dụ, biểu đồ Pareto thể hiện các nguyên nhân sai sót trong bệnh viện.
Các chuyên gia của CAAF khuyến cáo, trên đây là 4 công cụ hỗ trợ KTV tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nhưng trong hầu hết các trường hợp, KTV phải dùng xét đoán chuyên môn để tìm ra nguyên nhân quan trọng nhất./.
