Tại sao lãnh đạo lại phớt lờ kiến nghị kiểm toán?
Những kết luận và kiến nghị của KTV đều xuất phát từ những bằng chứng cụ thể, được phân tích và thể hiện thông qua báo cáo, cũng như các buổi làm việc trực tiếp với ban lãnh đạo. Vì vậy, giá trị và lợi ích mà KTNB mang lại cho tổ chức là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, nếu những kiến nghị, ý tưởng hay tư vấn của KTNB không bao giờ được thực hiện thì vai trò của KTNB chỉ còn là hình thức.
Theo các chuyên gia của Hiệp hội Kế toán và Kiểm toán Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất, các phát hiện, phân tích, đánh giá không được chú ý sẽ làm mất tinh thần của KTV nội bộ. Khi nguồn lực của tổ chức không hướng đến việc khắc phục các vấn đề mà KTNB phát hiện, KTV nội bộ có thể cảm thấy công việc của họ không quan trọng và tổ chức không coi trọng nỗ lực của họ. Mặc dù vậy, trong nhiều trường hợp, việc không thực hiện các phát hiện kiểm toán không phải là hành động cố ý của các nhà quản lý. Thực tế, các tổ chức không thường xuyên có sẵn nguồn lực để khắc phục ngay lập tức sự cố hay rủi ro mà KTNB chỉ ra.
Lý do phổ biến nhất khiến các phát hiện kiểm toán không được thực hiện là do chúng không được xếp vào danh sách ưu tiên hoặc không được nhấn mạnh là ưu tiên. Thông thường, các nhà quản lý, nhân viên và chính KTV nội bộ sẽ ưu tiên thời gian hoàn thành những công việc hằng ngày, cần quan tâm (chẳng hạn như tài chính, các đơn hàng, giao dịch…) hơn là những vấn đề về rủi ro tiềm tàng hay công nghệ thông tin cần nhiều thời gian, tài chính để đánh giá, thực hiện. Ngay cả khi các kiến nghị của KTNB đã được thực hiện, chúng cũng sẽ sớm bị đẩy sang một bên nếu không có hệ thống giám sát liên tục để theo dõi tiến trình.
Nhật ký theo dõi là “mạch máu” của kiểm toán nội bộ
Nhật ký theo dõi (nhật ký của các quan sát từ các báo cáo đánh giá nội bộ trước đó) trong đánh giá nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện và giám sát liên tục các phát hiện kiểm toán. Việc lưu giữ hồ sơ về tình trạng cũng như những hành động, nỗ lực giảm thiểu rủi ro mà KTNB phát hiện có thể giúp xâu chuỗi các vấn đề theo một hệ thống liên kết toàn doanh nghiệp, ưu tiên công việc quan trọng nhất. Thậm chí, nhật ký theo dõi có thể giúp KTNB không phải thực hiện các cuộc đánh giá lặp đi lặp lại như một thói quen.
Các chuyên gia nhấn mạnh rằng, để duy trì lợi ích của KTNB trong tổ chức, các KTV phải xem xét cẩn thận trạng thái của nhật ký theo dõi. KTV có thể rất nỗ lực để đánh giá, phân tích và đưa ra khuyến nghị trong báo cáo KTNB, nhưng nếu lơ là trong việc kiểm tra tình trạng của kiến nghị trước đó, tổ chức có nguy cơ rơi vào tình trạng suy yếu từ những rủi ro bị bỏ qua. Do đó, nhật ký theo dõi phải trở thành một môi trường trong công ty, nơi mà các phát hiện không chỉ nằm trong báo cáo mà lãnh đạo tổ chức sẽ liên tục được nhắc nhở về các vấn đề cần được khắc phục và tiến độ thực hiện được đo lường dựa trên mục tiêu.
Việc giám sát liên tục đóng vai trò quan trọng trong quá trình theo dõi, bởi hầu hết các phát hiện của KTNB cần nhiều thời gian và quy trình dài hạn để khắc phục. Đồng thời, việc thực hiện các kiến nghị kiểm toán cần đảm bảo vấn đề không tái phát sau khi tổ chức quay trở lại vùng an toàn. Một điều quan trọng nữa là nhật ký theo dõi phải được truyền đạt trong báo cáo kiểm toán mới hoặc trong các báo cáo đánh giá liên quan với nội dung được cập nhật liên tục. Điều này làm cho các thông tin mà KTNB cung cấp giống như một “tài liệu sống” hơn là một bản báo cáo thông thường được đặt trên bàn làm việc và dễ bị lãng quên.
Để KTNB có một quy trình theo dõi chặt chẽ và tích cực sử dụng nhật ký theo dõi, các chuyên gia khuyến nghị KTV cần tuân thủ các đánh giá đảm bảo chất lượng của Hiệp hội Các kiểm toán viên nội bộ (QAR), đồng thời bổ sung thêm quan điểm của người ngoài cuộc về cách KTNB đang hoạt động. Thực tế cho thấy, việc thực thi quy trình theo dõi không bao giờ dễ dàng và đôi khi KTV nội bộ sẽ cảm thấy gánh nặng khi luôn phải đánh giá, soi xét, lật lại mọi vấn đề, thậm chí là đối đầu với ban lãnh đạo. Tuy nhiên, nếu quy trình giám sát thành công, các rủi ro sẽ luôn đứng ở vị trí trung tâm và có nhiều khả năng được ưu tiên giải quyết. Đây cũng chính là động lực để KTNB được tôn trọng hơn và nâng cao vị thế, vai trò trong tổ chức./.
Theo các chuyên gia về KTNB, nhật ký theo dõi phải trở thành một môi trường trong công ty, nơi mà các phát hiện không chỉ nằm trong báo cáo mà lãnh đạo tổ chức sẽ liên tục được nhắc nhở về các vấn đề cần được khắc phục và tiến độ thực hiện được đo lường dựa trên mục tiêu.
