Hai nguồn dữ liệu giúp kiểm toán viên phát hiện gian lận, tham nhũng

Theo Cẩm nang xử lý vấn đề GLTN khi kiểm toán quản lý tài nguyên và môi trường của Nhóm công tác về Kiểm toán môi trường thuộc Tổ chức quốc tế Các cơ quan Kiểm toán tối cao (INTOSAI), các hoạt động và phương pháp kiểm toán về GLTN hoặc kế toán điều tra có nhiều điểm tương đồng với các phương pháp được các điều tra viên và nhà báo điều tra áp dụng. Các nghiên cứu dữ liệu liên quan đến GLTN là một phần của hoạt động này, bao gồm: Nguồn kín và nguồn mở.

Nghiên cứu từ nguồn kín

Tùy thuộc vào nhiệm vụ và khả năng kỹ thuật của mình, SAI có quyền truy cập vào các cơ sở dữ liệu khác nhau và những dữ liệu này chứa đựng thông tin nhạy cảm về các cá nhân, không được công bố cho công chúng. Theo kinh nghiệm, các loại cơ sở/thư mục dữ liệu sau đây thuộc diện liên quan: Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư/sổ hộ tịch quốc gia, sổ đăng ký quốc gia về doanh nghiệp/công nhân viên và các nguồn thông tin kín khác.

Trong đó, sổ hộ tịch quốc gia thường chứa thông tin cơ bản về cư dân của một quốc gia. Những loại thông tin này có thể được sử dụng theo nhiều cách. Ví dụ, thông tin chi tiết về quan hệ gia đình có thể điều tra bằng cách kết hợp thông tin từ sổ hộ tịch quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác. Thông tin này có thể được các kiểm toán viên (KTV) sử dụng để xác nhận hoặc bác bỏ những nghi ngờ rằng một quan chức chính phủ đang lạm dụng chức quyền để chiếu cố các thành viên trong gia đình của mình.

Sổ đăng ký quốc gia về doanh nghiệp/công nhân viên này có thể hỗ trợ KTV tìm thông tin về việc làm hiện tại và trước đây của các cá nhân cũng như công ty. Cần lưu ý rằng, một số quốc gia có thể không có cơ sở dữ liệu riêng biệt để lưu trữ thông tin việc làm.

Đối với các nguồn thông tin kín khác, trong phạm vi thông tin có sẵn ở quốc gia, dữ liệu giao dịch từ sổ đăng ký ngoại hối, tờ khai thuế, tài liệu hỗ trợ và chỉ số tín nhiệm cá nhân có thể rất hữu ích cho KTV. Tuy nhiên, thông thường, việc truy cập vào dữ liệu đó có thể có các yêu cầu cụ thể từ các cơ quan kiểm soát khác như cơ quan thuế và hải quan.

Để có cái nhìn tổng quan, đầy đủ về vai trò và các mối quan hệ, KTV cần kết hợp thông tin từ các cơ sở dữ liệu khác nhau và lưu ý rằng, việc sử dụng cơ sở dữ liệu từ nguồn kín do luật pháp quốc gia quy định. Do đó, các yêu cầu về việc sử dụng và lưu trữ thông tin đó sẽ thay đổi theo từng quốc gia và tùy loại sổ đăng ký. Nói chung, KTV phải chú ý đến việc bảo mật dữ liệu thông tin cá nhân và thông tin nhạy cảm. Vì vậy, KTV phải thật cẩn trọng trong chuyên môn và tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý phù hợp bất cứ khi nào cần thiết.

Nghiên cứu từ nguồn mở

Theo Hướng dẫn của INTOSAI, các nghiên cứu từ nguồn mở gồm: Sổ đăng ký kinh doanh, sổ đăng ký quốc gia về tài sản/đất đai, di sản và internet nói chung.

Cụ thể, sổ đăng ký kinh doanh thường chứa đựng thông tin về công ty, ban quản trị, ban giám đốc, chủ sở hữu công ty và dữ liệu tài chính quản trị quan trọng; cung cấp dữ liệu về các báo cáo và kết toán hằng năm. Với sổ đăng ký kinh doanh nước ngoài, KTV cần theo dõi dòng tiền của các công ty có đăng ký ở nước ngoài. Trong trường hợp này, KTV nên tiếp cận sổ đăng ký kinh doanh tại nơi công ty có đăng ký. Tuy nhiên, việc truy cập và chất lượng thông tin của công ty có thể khác nhau tùy theo từng quốc gia. Ngoài ra, KTV có thể gặp những thách thức về ngôn ngữ và sự khác biệt đáng kể trong cách quản lý, tổ chức quyền tài phán. Do đó, việc hợp tác với SAI có thể rất hữu ích khi nghiên cứu GLTN.

Đối với nghiên cứu trong sổ đăng ký quốc gia về tài sản/đất đai và di sản (nguồn tin mở), sổ đăng ký tài sản/đất đai quốc gia thường cung cấp thông tin về quyền sở hữu tài sản đã đăng ký tại một quốc gia. Thông tin này có thể được sử dụng để xác nhận hoặc bác bỏ những nghi ngờ về việc làm giàu bất hợp pháp. Kết hợp với các thông tin khác, thông tin chi tiết từ sổ đăng ký này cũng có thể xác nhận hoặc bác bỏ những nghi ngờ về xung đột lợi ích liên quan đến bán tài sản công. Tương tự như sổ đăng ký quốc gia về tài sản, sổ đăng ký quốc gia về di sản có thể cung cấp thông tin giúp xác nhận hoặc bác bỏ những nghi ngờ về việc làm giàu bất hợp pháp.

Về nghiên cứu chung trên internet, KTV cần lưu ý việc sử dụng các công cụ tìm kiếm như Google để tìm kiếm thông tin trên các phương tiện truyền thông địa phương và các tạp chí/ấn phẩm. Khi nghiên cứu trên internet về một quốc gia nước ngoài, điều quan trọng cần nhớ là các nguồn tin địa phương có thể chính xác và nhiều thông tin hơn trong các ấn phẩm mang phạm vi lớn.

Một số công cụ tìm kiếm trên internet rất có ích đối với KTV như: Bản đồ tương tác và danh bạ điện thoại. Nhìn chung, khi nghiên cứu trên internet, KTV cần lưu ý đến các vấn đề liên quan như: Khả năng tiếp thị, địa chỉ trụ sở, thông tin về công ty trên các phương tiện truyền thông, công ty liệu có nằm trong “danh sách đen”/cảnh báo thị trường chính thức nào do cơ quan giám sát tài chính (hoặc tương tự) ban hành...

Giá trị của loại nghiên cứu này sẽ phụ thuộc lớn vào khả năng tìm kiếm thông tin hiệu quả của KTV. Việc tìm kiếm các thông tin hữu ích để cùng với các dữ liệu khác giúp xác nhận/bác bỏ những nghi ngờ về GLTN đòi hỏi KTV phải có khả năng dự đoán các kịch bản thay thế và các trường hợp có thể xảy ra. Do đó, nghiên cứu này nên được thực hiện bởi nhóm KTV thay vì chỉ một cá nhân, bởi lẽ, nhiều người sẽ giúp khối lượng công việc được san sẻ và dễ dàng thực hiện hơn./.
         

Cẩm nang xử lý vấn đề GLTN khi kiểm toán quản lý tài nguyên và môi trường do Nhóm công tác về Kiểm toán môi trường của INTOSAI soạn thảo. Đây là phiên bản mở rộng các chuẩn mực INTOSAI hiện có liên quan đến trách nhiệm của KTV về phòng ngừa và phát hiện GLTN trong khu vực công. Trong đó, các nghiên cứu về GLTN được Nhóm công tác xây dựng dựa trên hướng dẫn cũng như kinh nghiệm của Văn phòng Tổng Kiểm toán Na Uy.