Không tuân thủ quy định dẫn đến sai phạm
Cuộc kiểm toán gần đây xem xét hoạt động của UNO đã phát hiện ra nhiều sai phạm như: Các giao dịch mua sắm trái phép, tình trạng đánh cắp tiền mặt xảy ra nhiều lần, hồ sơ nhân sự và các bảng chấm công không được báo cáo đầy đủ. Báo cáo kiểm toán cho thấy, nhiều cán bộ của UNO đã cố tình vi phạm các chính sách và thủ tục do chính UNO đề ra. Đặc biệt, trong nhiều dự án, công trình công, nhiều cán bộ của UNO đã vi phạm các nguyên tắc ký kết hợp đồng bảo trì, sửa chữa, mua sắm và lắp đặt trang thiết bị mới.
Báo cáo cho biết, Bộ phận Dịch vụ cơ sở vật chất đã không chuẩn bị các tài liệu hướng dẫn trước khi thực hiện một số dự án và không cung cấp danh sách các nhà thầu cho Bộ phận Mua hàng để tiến hành lấy báo giá, dù UNO đã đưa ra quy định này từ trước đó. Thay vào đó, các nhà thầu bảo trì và sửa chữa lại được quyền tự đưa ra báo giá; hồ sơ báo giá không được niêm phong theo quy định; quy trình lựa chọn nhà thầu cũng không được công bố. Ngoài ra, UNO đã không báo cáo đầy đủ về một số tài sản công trong hồ sơ tài chính của Trường.
UNO yêu cầu các bộ phận phụ trách việc mua sắm công phải chuẩn bị hồ sơ chi tiết cho từng dự án như: Bản vẽ, thông số kỹ thuật và các thông tin khác cho các dự án, công trình công có chi phí từ 30.000 đến 250.000USD; yêu cầu bộ phận phụ trách thu mua cung cấp thông tin cho ít nhất 3 nhà thầu để nhận báo giá. Sau đó, báo giá phù hợp nhất sẽ được chọn để Ban lãnh đạo phê duyệt. Tuy nhiên, các quy định này đã không được tuân thủ.
Kiểm toán viên cũng phát hiện các trường hợp trộm cắp tại các khoa của UNO. Điển hình, tại Khoa Giáo dục thể chất, hiện 3.600USD đã bị đánh cắp. Các vụ trộm cắp trên xảy ra vào tháng 10 và tháng 11/2021 dù Ban lãnh đạo UNO đã nỗ lực hạn chế các giao dịch dùng tiền mặt và đã nhiều lần cảnh cáo về tình trạng trộm cắp tài sản công trong khắp các phòng ban. Số lượng chính xác của các vụ trộm cắp tài sản chưa được xác định vì Ban lãnh đạo UNO không thể cung cấp các tài liệu, hồ sơ đầy đủ về các tài sản công cho kiểm toán viên.
Một vấn đề lớn khác được nêu bật trong cuộc kiểm toán liên quan đến việc UNO nhiều lần không chứng nhận và phê duyệt hồ sơ chấm công cho đội ngũ nhân sự. Vấn đề này đã được trình bày chi tiết trong 2 cuộc kiểm toán trước đó, tuy nhiên UNO chưa có biện pháp nào để cải thiện tình hình. Xem xét hồ sơ thanh toán lương cho nhân sự các kỳ lương kết thúc vào năm tài chính 2022, kiểm toán viên phát hiện các bảng chấm công cho nhân viên không được kê khai chi tiết, trung thực. Ngoài ra, các chính sách và quy trình trả lương của UNO còn nhiều điểm chưa phù hợp, thông tin chưa thống nhất, chưa được xác minh chính xác trước khi chi trả lương.
Thực hiện nhiều biện pháp để cải thiện hoạt động
Giám đốc UNO John Nicklow đã phản hồi lại những phát hiện trong Báo cáo kiểm toán và cho biết, UNO đã tiến hành các cuộc điều tra bổ sung đối với các vi phạm được chỉ ra. Ban lãnh đạo UNO đã sa thải các cán bộ chịu trách nhiệm giám sát việc mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất, đồng thời cập nhật các chính sách của UNO và cải thiện hiệu quả việc liên lạc, phối hợp giữa Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Tài chính và các bộ phận khác.
"Để cải thiện các hoạt động của UNO và ngăn chặn những sai phạm tương tự xảy ra, cần phải có một cuộc thay đổi lớn đối với hệ thống quản lý của UNO. Để làm được việc này, UNO sẵn sàng chi những khoản tiền lớn và sẽ thay đổi phương pháp quản lý nhân sự” - Ông John Nicklow- Giám đốc UNO
UNO cũng đã chấm dứt hợp đồng với những nhân viên bị tình nghi đánh cắp tiền ngân sách của Khoa Giáo dục thể chất. Sau vụ việc này, Ban lãnh đạo UNO cũng đã cập nhật các chính sách xử lý tiền mặt để ngăn chặn các vấn đề tương tự có thể xảy ra trong tương lai. Ngoài ra, UNO cũng đã cập nhật các quy định, chính sách đối với hồ sơ quản lý nhân sự, đặc biệt thắt chặt việc chấm công và nghỉ phép để có thể chi trả lương một cách chính xác nhất.
“Để cải thiện các hoạt động của UNO và ngăn chặn những sai phạm tương tự xảy ra, cần phải có một cuộc thay đổi lớn đối với hệ thống quản lý của UNO. Để làm được việc này, UNO sẵn sàng chi những khoản tiền lớn và sẽ thay đổi phương pháp quản lý nhân sự” - ông John Nicklow nhấn mạnh.
Kiểm toán nhà nước bang Louisiana cũng đã đưa ra một loạt khuyến nghị để khắc phục các vấn đề tại UNO, đồng thời gửi Báo cáo kiểm toán cho Ban lãnh đạo UNO để phục vụ công tác phân tích tình hình tài chính, kiểm soát nội bộ, xem xét các báo cáo và mức độ tuân thủ của UNO trong năm tài chính 2022./.
