Lượng hóa kết quả để đánh giá chính xác
Thời gian qua, Vụ Pháp chế đã chủ động thiết kế và đưa vào vận hành cơ chế chấm điểm nhiệm vụ bằng các tiêu chí định lượng cụ thể, giúp theo dõi sát sao tiến độ và kết quả công việc của từng cá nhân theo từng tuần, từng tháng; tạo sự kết nối liên tục giữa giao việc - thực hiện - đánh giá - điều chỉnh, nâng cao tính chủ động và trách nhiệm của cả người giao việc và người thực hiện.
Dù mới triển khai thử nghiệm, song kết quả bước đầu đã tạo chuyển biến rõ nét trong cách thức tổ chức, theo dõi và đánh giá công việc tại Vụ Pháp chế. Việc đánh giá không còn dồn vào cuối năm mà được thực hiện thường xuyên, liên tục, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành. Các công chức nắm rõ yêu cầu, tiến độ thực hiện nhiệm vụ, từ đó nâng cao ý thức chủ động và trách nhiệm cá nhân. Đồng thời, việc công khai, minh bạch kết quả công việc đã khuyến khích sự phối hợp, chia sẻ trong tập thể, giúp mỗi cá nhân không chỉ hoàn thành phần việc của mình mà còn chủ động hỗ trợ đồng nghiệp để nâng cao hiệu quả chung của đơn vị.
Mô hình chấm điểm được thiết kế xoay quanh 3 tiêu chí chính, gồm: Tiến độ, chất lượng và mức độ phức tạp của nhiệm vụ, giúp lượng hóa một cách tương đối toàn diện hiệu quả công việc. 3 tiêu chí này kết hợp tạo thành hệ thống đo lường toàn diện, vừa khuyến khích chủ động, vừa kiểm soát chất lượng và công bằng trong phân bổ nhiệm vụ.
Trong đó, điểm tiến độ đánh giá mức độ chủ động của công chức trong việc sắp xếp, thực hiện nhiệm vụ; không chỉ bảo đảm hoàn thành đúng hạn mà còn khuyến khích chủ động đẩy nhanh tiến độ, không để dồn việc vào phút cuối hoặc bị động chờ giao việc. Điểm chất lượng đánh giá chất lượng sản phẩm công việc ngay từ lần hoàn thành đầu tiên, hạn chế tình trạng làm qua loa, hình thức hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần, qua đó nâng cao ý thức làm việc của mỗi công chức. Điểm đánh giá mức độ phức tạp của nhiệm vụ giúp xác định giá trị và yêu cầu chuyên môn của từng nhiệm vụ, qua đó nhận diện những cá nhân được giao thực hiện các công việc khó, quan trọng, đòi hỏi năng lực cao và tinh thần trách nhiệm lớn.
Đáng chú ý, khi vận hành hệ thống đo lường này, ngoài việc chấm điểm theo sản phẩm hoàn thành, mô hình còn lồng ghép tiêu chí về ý thức chấp hành kỷ luật, nội quy làm việc, đặc biệt là thái độ làm việc, hợp tác. Mặc dù những tiêu chí này không trực tiếp được tính điểm thành tích, nhưng công chức vi phạm nội quy về thời gian làm việc hoặc không tham gia đầy đủ các cuộc giao ban, họp, các lớp học… thì bị trừ điểm. Cách làm này nhấn mạnh nguyên tắc lấy kỷ luật làm nền tảng cho hiệu quả công việc, vừa nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân, vừa xây dựng môi trường làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp.
Thiết kế quy trình chặt chẽ theo 3 cấp độ
Để bảo đảm việc theo dõi, đánh giá được thực hiện thường xuyên, khách quan và xuyên suốt quá trình thực hiện nhiệm vụ, Vụ Pháp chế đã thiết kế quy trình chặt chẽ theo 3 cấp độ: Lãnh đạo phòng, lãnh đạo Vụ, Hội đồng của Vụ.
Cụ thể, với lãnh đạo phòng sẽ trực tiếp theo dõi và đánh giá kết quả công việc của từng công chức trong phòng, bảo đảm bám sát tiến độ, chất lượng công việc hằng tuần, nhận diện những điểm mạnh, hạn chế để kịp thời hỗ trợ, điều chỉnh. Còn lãnh đạo Vụ chịu trách nhiệm xem xét kết quả điều hành và chất lượng công tác của lãnh đạo phòng trong phạm vi được phân công phụ trách, trên cơ sở các nhiệm vụ đã được lãnh đạo phòng xem xét và trình lên.
Việc đánh giá không đi sâu vào từng cá nhân, mà tập trung vào kết quả tổng thể và trách nhiệm của lãnh đạo phòng đối với sản phẩm cuối cùng. Trong khi đó, Hội đồng của Vụ (gồm: Lãnh đạo Vụ và các Trưởng phòng), sẽ tổ chức họp vào thứ Hai hằng tuần để rà soát, xác định kết quả công việc tuần trước đó của từng cá nhân. Đây là cơ chế vận hành liên tục, tạo vòng phản hồi, giúp lãnh đạo Vụ nắm bắt kịp thời những phát sinh thực tế, chủ động điều chỉnh tiến độ, hỗ trợ xử lý khó khăn, đồng thời duy trì nhịp độ công việc ổn định.
Bên cạnh bảng chấm điểm cá nhân, bảng tổng hợp, so sánh kết quả giữa các phòng cũng được xây dựng nhằm đánh giá tổng thể về khối lượng và chất lượng công việc của toàn đơn vị. Đây là cơ sở giúp lãnh đạo Vụ điều chỉnh phân công nhiệm vụ một cách hợp lý giữa các phòng, tránh tình trạng phòng quá tải, phòng thiếu việc, bảo đảm khai thác tốt năng lực, nhân lực của từng phòng. Đồng thời cũng nâng cao trách nhiệm quản lý của lãnh đạo phòng, khi năng suất của cả tập thể được đặt trong mối tương quan với các phòng khác.
Một số bài học kinh nghiệm bước đầu
Từ quá trình xây dựng và triển khai thực tế hơn 2 tháng cơ chế đo lường hiệu quả công việc theo phương pháp lượng hóa tại Vụ Pháp chế, có thể khẳng định đây là hướng đi khả thi, phù hợp với yêu cầu đổi mới quản trị nhân lực hiện nay. Để áp dụng thành công mô hình này, một số bài học kinh nghiệm bước đầu đã được đúc rút.
Thứ nhất, nhiệm vụ phải được giao cụ thể cho từng cá nhân là điều kiện tiên quyết để đánh giá đúng hiệu quả công việc. Muốn đánh giá khách quan, chính xác, trước hết cần giao rõ nhiệm vụ và sản phẩm đầu ra tương ứng. Đây là nền tảng bắt buộc để thiết kế các chỉ số KPI phù hợp với đặc thù nhiệm vụ của từng công chức, tránh việc chấm điểm hình thức, cào bằng. Chỉ khi nhiệm vụ của mỗi công chức được chuẩn hóa và lượng hóa rõ ràng yêu cầu công việc, việc đo lường hiệu quả mới thực sự sát thực tế, tạo căn cứ vững chắc để phân loại, sàng lọc và phát triển đội ngũ.
Thứ hai, thiết kế bộ mẫu biểu đánh giá chi tiết, dễ vận hành là chìa khóa để hiện thực hóa cơ chế chấm điểm. Việc xây dựng các mẫu biểu khoa học, cụ thể, gắn chặt với từng nhóm nhiệm vụ là bước đi then chốt giúp công chức chủ động tự đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình. Dựa trên kết quả tự đánh giá, lãnh đạo đơn vị có thể rà soát, điều chỉnh khách quan, tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình vận hành. Cách làm này cũng tạo ra quy trình khép kín từ giao việc - thực hiện - tự đánh giá - lãnh đạo kiểm tra, bảo đảm công khai, minh bạch và nâng cao tính chủ động của từng cá nhân.
Thứ ba, quy trình đánh giá phải minh bạch và được thảo luận thống nhất các tiêu chí chấm điểm giữa lãnh đạo và công chức. Ngay từ khâu thiết lập tiêu chí chấm điểm, lãnh đạo và công chức cùng ngồi lại trao đổi, thảo luận, thống nhất về nội dung, thang điểm và nguyên tắc chấm điểm. Điều này không chỉ tạo sự đồng thuận mà còn giúp mọi người hiểu rõ yêu cầu và tiêu chuẩn, từ đó chủ động thực hiện và tự chịu trách nhiệm với sản phẩm của mình. Quy trình đánh giá cũng cần được tổ chức theo chu kỳ ngắn (tuần, tháng) để bảo đảm việc theo dõi, điều chỉnh được thực hiện thường xuyên, tránh tình trạng dồn việc đánh giá vào cuối năm dẫn đến hình thức hoặc bỏ sót.
Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kết quả công việc để theo dõi, lưu trữ và tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân, từng phòng nhằm nâng cao tính khách quan và minh bạch. Việc ứng dụng này không nhất thiết phải đầu tư các phần mềm chuyên biệt hay hệ thống phức tạp, mà có thể linh hoạt tận dụng các công cụ sẵn có, dễ sử dụng như: Google Sheet, Excel, Word, Calendar… Đây sẽ là nền tảng dữ liệu quan trọng phục vụ cho công tác quản lý, điều hành, khen thưởng, kỷ luật và quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức một cách bài bản, khoa học và tiết kiệm nguồn lực.
Thứ năm, gắn kết quả đánh giá với công tác thi đua, khen thưởng, quy hoạch và sử dụng đội ngũ để tạo động lực thực chất cho đội ngũ kiểm toán viên nhà nước, công chức, viên chức, đảm bảo nguyên tắc “ai làm tốt được ghi nhận, ai chưa tốt phải điều chỉnh, ai không đáp ứng yêu cầu cần được sàng lọc”./.
.jpg "Kiểm toán nhà nước - xây dựng KPI đáp ứng bối cảnh mới")
