Văn hóa - yếu tố quen thuộc
Theo nghiên cứu của Giám đốc điều hành Hãng kiểm toán Audit Executive Advisory Services (Hoa Kỳ) - Hal Garyn, hầu hết các tổ chức không hỗ trợ kiểm toán nội bộ (KTNB) thực hiện kiểm toán văn hóa toàn diện, bất chấp vai trò và ý nghĩa quan trọng của văn hóa đối với tổ chức. Đây được xem như một lỗ hổng lớn bởi KTV nội bộ là một trong số ít những người có cơ hội nắm bắt được văn hóa và quan sát được toàn bộ tổ chức do tính chất công việc hằng ngày. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp nên tận dụng KTNB để điều chỉnh những hành vi và thái độ nhân viên cho phù hợp với văn hóa mà ban lãnh đạo mong muốn.
Để kiểm toán văn hóa, KTV cần chắc chắn rằng mình hoàn toàn hiểu về văn hóa của tổ chức, bao gồm cả những tuyên bố chính thức cũng như những yếu tố tiềm ẩn. Tiếp đó, khi tương tác với mọi người ở các cấp độ của tổ chức, KTV cần đánh giá và tìm ra hành vi, ngôn ngữ, thái độ… không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Cuối cùng, các giám đốc điều hành/kiểm toán trưởng sẽ xem xét thời điểm và cách thức giải quyết các vấn đề tế nhị như vậy. Đây là một chủ đề nhạy cảm, nhưng có thể là vấn đề quan trọng cần được ban lãnh đạo giải quyết ngay lập tức trước khi trở thành một làn sóng tiêu cực.
Sự kết nối và đam mê công việc của nhân viên
Những nhân viên không gắn bó với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của công ty sẽ không có đam mê để làm hết sức mình. Đây sẽ là vấn đề có ảnh hưởng sâu sắc đối với các quyết định của ban lãnh đạo và ảnh hưởng đến toàn bộ nhân viên. Vậy KTV nội bộ phải làm gì? Tương tự chủ đề văn hóa, các KTV nội bộ trong quá trình tương tác với nhiều người trong tổ chức sẽ nắm bắt được nhịp đập, hiểu được sự gắn kết hay rời rạc, chán nản của nhân viên. KTV không cần phải gọi bất kỳ ai hoặc bất kỳ bộ phận để hỏi về một xu hướng đang phát triển trong tổ chức mà biến nó thành một phần tất yếu trong những thông tin thu thập được hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng. Nói cách khác, chỉ cần KTV đừng bỏ qua thông tin này, những gì thu thập được sẽ rất quý giá đối với toàn doanh nghiệp.
Cơ sở vật chất ít được xem trọng
Sau thời gian dài ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, nhiều tổ chức không còn đặt nặng yêu cầu về văn phòng hay không gian làm việc. Cách thức chuyển đổi sang làm việc từ xa đã dẫn đến tình trạng hư hỏng cơ sở vật chất khiến nhân viên cảm thấy không an toàn, nảy sinh tâm lý tiêu cực khi đến văn phòng và gây ấn tượng xấu với khách hàng. Nếu KTV bỏ qua những vấn đề này, nó có thể trở thành một rủi ro lớn đối với doanh nghiệp.
Các chuyên gia KTNB cho rằng, cách tốt nhất để giải quyết vấn đề cơ sở vật chất là trình bày sự việc với lãnh đạo trực tiếp quản lý về nó và đưa ra kiến nghị khả thi trước khi mọi việc vượt khỏi tầm kiểm soát. Đôi khi ban lãnh đạo và nhân viên trở nên quen thuộc với môi trường vật chất xung quanh vì họ đã ở đó quá lâu, nhưng một cuộc đánh giá bên ngoài sẽ giúp mọi người nhận ra những vấn đề tiêu cực, cũng như tạo điều kiện để khách hàng đánh giá cao hơn về không gian vật lý mà bước chân đến. Điểm đặc biệt của KTNB chính là đưa ra những đánh giá, quan điểm độc đáo về những vấn đề không được chú ý.
Đường dây nóng và khả năng tương tác
Hầu hết KTNB đều có nhiệm vụ giám sát đường dây nóng tố giác trong nội bộ tổ chức và tương tác với bên thứ ba (đơn thư, khiếu nại). Điều này có vẻ đơn giản nhưng nếu chủ quan, một vài lời phàn nàn nhỏ có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn, thậm chí là doanh nghiệp phá sản. Do đó, KTNB luôn phải duy trì sự hợp tác với các bộ phận trong tổ chức, chẳng hạn như nhóm pháp lý, quản lý nhân sự.
KTV không cần thiết phải thực hiện một cuộc kiểm toán riêng, nhưng phải có nhận thức về tính nghiêm trọng của những vấn đề được phản ánh qua đường dây nóng để sẵn sàng báo cáo và tìm ra hướng giải quyết. Nếu có những thay đổi đáng chú ý nào trong xu hướng, hành vi của khách hàng, nhân viên, KTNB cần triển khai ngay một cuộc đánh giá để hiểu sâu hơn về những gì có thể đang diễn ra.
Ông Hal Garyn nhấn mạnh rằng, nhìn chung, các KTV nội bộ không cần một kế hoạch kiểm toán chính thức để theo dõi tất cả các vấn đề trong tổ chức, nhưng khả năng quan sát tinh tế và nhạy bén sẽ giúp ích rất nhiều. KTV luôn phải sử dụng tất cả các giác quan và tận dụng khả năng hoài nghi nghề nghiệp để tìm ra những vấn đề mà người khác không để ý đến, từ đó giúp tổ chức phát triển bền vững hơn./.
