Chuẩn bị kiểm toán
Bước này nhằm triển khai kế hoạch kiểm toán theo các hoạt động tại hiện trường, chuẩn bị và bố trí các công việc cần thiết cho hoạt động kiểm toán tại hiện trường. Các công việc cần thực hiện:
Xây dựng kế hoạch kiểm toán: Cần trả lời các câu hỏi: Ở đâu, cái gì, như thế nào, ai, khi nào. Đoàn kiểm toán cần thống nhất với Ủy ban Quản lý kiểm toán (chịu trách nhiệm theo dõi quá trình kiểm toán và phân công nhiệm vụ cho trưởng đoàn, các thành viên trong đoàn…) về kế hoạch kiểm toán này, đồng thời thiết lập quy trình và cơ chế báo cáo.
Xây dựng bảng hỏi phục vụ chuẩn bị kiểm toán: Bảng hỏi và danh mục tài liệu cần kiểm tra gồm các vấn đề: Việc quản lý môi trường tổng thể, chính sách mua sắm, năng lượng, nguyên vật liệu, nước sạch và nước thải, rác thải; quản lý và giám sát về tiếng ồn, chất lượng không khí; quy trình đối phó với các trường hợp khẩn cấp; giao thông, nhận thức của cán bộ và hoạt động đào tạo, công khai các thông tin môi trường, giải đáp thắc mắc của công chúng.
Kiểm tra thông tin chính: Các kế hoạch sơ bộ; lịch sử hình thành, phát triển và các hoạt động; sơ đồ trụ sở, cơ cấu tổ chức; các chính sách, quy trình và hướng dẫn về môi trường nội bộ của đơn vị.
Kiểm tra thông tin hoạt động: Hoạt động và quy trình hoạt động của đơn vị; chính sách, thủ tục và tài liệu về hệ thống quản lý của đơn vị; sổ sách, các thông tin khác có liên quan.
Khảo sát tại hiện trường: Cần gặp cán bộ có thẩm quyền của đơn vị để giải thích mục đích; đánh giá các thông tin chính thu thập được có cập nhật và đáng tin cậy; lập danh mục những phát hiện kiểm toán sơ bộ; yêu cầu thêm các thông tin từ đơn vị nếu cần; khẳng định tính toàn diện của phạm vi kiểm toán; tạo lập các nguồn lực cho cuộc kiểm toán.
Xây dựng bảng hỏi tại hiện trường và các thủ tục kiểm toán: Xem xét việc tuân thủ pháp luật, quy định hiện hành; việc chấp hành các chính sách, thủ tục, hướng dẫn về môi trường nội bộ; tình trạng môi trường hiện tại; nhận thức của nhân viên về chính sách, thủ tục và hướng dẫn liên quan đến môi trường nội bộ.
Kiểm tra kế hoạch kiểm toán và chuẩn bị hậu cần: Phạm vi, chương trình, thủ tục, các nguồn lực được phân bổ.
Đầu ra dự kiến: Kế hoạch kiểm toán; thông tin chính về đơn vị; Bảng hỏi về thông tin hoạt động của đơn vị, danh mục tài liệu cần kiểm toán; Bảng hỏi và thủ tục kiểm toán tại hiện trường.
Thực hiện kiểm toán
Mục tiêu cần phản ánh: Tính tuân thủ luật pháp và quy định, đánh giá chính sách nội bộ và tính tuân thủ quy trình nội bộ, tình hình thực tế của đơn vị, nhận dạng các cơ hội cải thiện tình hình của đơn vị. Các công việc cần thực hiện:
Gặp mặt nhà quản lý và nhân sự của đơn vị: Giới thiệu các thành viên đoàn kiểm toán; trình bày phạm vi, mục tiêu, cách tiếp cận và phương pháp luận kiểm toán; các câu hỏi hoặc vấn đề đơn vị quan tâm.
Kiểm tra tài liệu: Chính sách quản lý, tài liệu về hệ thống quản lý; các thủ tục hoạt động, sổ sách, báo cáo kiểm toán trước đó; biên bản cuộc họp ban đầu giữa ban quản lý đơn vị và đoàn kiểm toán; những đề xuất ban đầu. Đặc biệt, cần đánh giá các sổ sách trên có cập nhật, có đủ chữ ký, ngày tháng và đáp ứng các yêu cầu liên quan.
Điều tra chi tiết tại hiện trường: Các yêu cầu pháp lý và quy định; các chính sách, thủ tục và hướng dẫn nội bộ; tình hình thực tế hoạt động của đơn vị; sự tham gia của cán bộ vào hệ thống quản lý.
Phỏng vấn nhân sự của đơn vị: Thu thập thông tin về thực tiễn hoạt động (hiện tại, quá khứ), việc tuân thủ hoặc vi phạm các yêu cầu pháp lý và quy định, nhận thức về yêu cầu và kỳ vọng của đơn vị, các ý tưởng, nhận xét và đề xuất.
Kiểm tra bằng chứng kiểm toán: Kiểm tra các thông tin thu thập được, thu thập thông tin bổ sung nếu cần, chứng minh các phát hiện kiểm toán, tóm tắt và dẫn chứng bằng tài liệu tất cả các phát hiện và đưa ra nhận xét kiểm toán, nhận dạng các vấn đề cần quan tâm/điều chỉnh tức thời, ghi chép các vấn đề còn bất cập cần tiếp tục giải quyết, chuẩn bị tài liệu cho buổi họp kết thúc.
Buổi họp kết thúc kiểm toán tại hiện trường: Đoàn kiểm toán đưa ra kết luận; tóm tắt các hoạt động và phát hiện kiểm toán; nhấn mạnh những điểm mạnh, điểm yếu trong hệ thống quản lý của đơn vị; trao đổi về các phát hiện sơ bộ và các hành động điều chỉnh khuyến nghị; các phát hiện cần tiếp tục quan tâm; làm rõ các vấn đề còn bất cập; thống nhất chương trình báo cáo và quy trình thông tin liên lạc.
Đầu ra dự kiến: Các phát hiện kiểm toán đã được dẫn chứng bằng tài liệu và các bằng chứng bổ trợ; cơ sở đánh giá tình hình tuân thủ pháp lý và quy định nội bộ, tình trạng hoạt động; các khuyến nghị cải thiện tình hình hiện tại của đơn vị.
Các hoạt động kế tiếp
Mục tiêu là nhằm lập báo cáo kiểm toán gồm các phát hiện và khuyến nghị kiểm toán, góp phần trình bày rõ Kế hoạch hành động cho việc hoàn thiện hoạt động của đơn vị về bảo đảm môi trường. Các công việc cần thực hiện:
Đối chiếu thông tin và triển khai các vấn đề còn hạn chế liên quan đến: Bảng hỏi phục vụ chuẩn bị kiểm toán đã hoàn thành, danh mục tài liệu cần kiểm toán; Bảng hỏi khảo sát tại hiện trường đã hoàn thành, các thủ tục kiểm toán tại hiện trường; thư từ, bản ghi nhớ, các báo cáo, biểu đồ và bản vẽ liên quan; bản sao các báo cáo, ảnh chụp và các thông tin khác thu thập được trong suốt quá trình kiểm toán tại hiện trường; các ghi chép về cuộc điều tra chi tiết, các cuộc phỏng vấn và các tài liệu tóm tắt.
Lập báo cáo kiểm toán: Bản tóm tắt về tình hình quản trị của đơn vị; giới thiệu về cuộc kiểm toán; phạm vi, mục tiêu, mô tả sơ lược về cách tiếp cận và phương pháp kiểm toán; tóm tắt các phát hiện và kiến nghị kiểm toán; các kết luận.
Gửi dự thảo báo cáo kiểm toán để xin ý kiến: Dự thảo báo cáo kiểm toán cần gửi đến Ủy ban Quản lý kiểm toán, Ban quản lý cấp cao của đơn vị được kiểm toán, các cán bộ đầu mối, những cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện các khuyến nghị kiểm toán chính, các bên khác có tên trong danh sách xin ý kiến.
Viết báo cáo cuối cùng: Thống nhất hoặc giải đáp tất cả các ý kiến nhận được trước khi viết báo cáo cuối cùng và gửi tới Ủy ban Quản lý kiểm toán và Ban quản lý cấp cao của đơn vị để xác nhận.
Đầu ra dự kiến: Báo cáo kiểm toán cuối cùng với các nội dung về tình hình tuân thủ pháp luật, các chính sách, thủ tục và hướng dẫn về môi trường; thực tế hoạt động môi trường hiện tại và các khuyến nghị hoàn thiện hoạt động môi trường của đơn vị./.
